Déclaration de confidentialité relative au traitement des données à caractère personnel de postulants
1. Quel est le but de la présente déclaration de confidentialité ?
Toutes les sociétés belges qui sont membres de Grant Thornton International Ltd. (dénommées ci-après conjointement « Grant Thornton », « nous », « notre » et « nos ») comprennent à quel point la protection de votre vie privée est importante pour vous, et nous la respectons.
Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons comment Grant Thornton, en tant que responsable du traitement, traite les données à caractère personnel de postulants dans le cadre de ses activités. Nous pouvons de temps en temps modifier cette déclaration, lorsque cela s’avère nécessaire.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différentes sociétés belges de Grant Thornton.
La société concernée par le poste vacant intervient en tant que responsable :
2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Les données à caractère personnel que nous traitons concernent entre autres, mais sans toutefois s’y limiter, les données suivantes :
· les (coor)données personnelles, comme le nom, le prénom, le sexe, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, etc.
· les données concernant le recrutement, comme les CV et/ou lettres de motivation, références et notes prises lors de l’entretien d’embauche
· les activités professionnelles actuelles et précédentes
· le curriculum académique
· l’expérience professionnelle
· le salaire souhaité, les remboursements de frais, les bonus, les avantages de toute nature octroyés et autres indemnisations, comme les voitures de société, chèques-repas, abonnements de télécommunications, etc.
· les données relatives aux compétences professionnelles, comme les diplômes et certificats obtenus, etc.
· les données relatives aux licences, autorisations et permis, etc.
· les photos
· les descriptions psychiques, telles que les évaluations
· le statut d’immigration, uniquement lorsque cela est requis dans le cadre de l’évaluation d’une éventuelle embauche
· d’autres données que vous nous fourniriez le cas échéant de votre plein gré.
3. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?
En règle générale, nous recueillons les données à caractère personnel directement auprès de vous.
Nous pouvons toutefois, dans certaines circonstances, également recevoir des données à caractère personnel de tiers (comme celles d’un candidat présenté par un cabinet de recrutement, les références de personnes que vous nous avez indiquées, etc.) ou les générer nous-mêmes (comme nos propres notes lors des entretiens d’embauche, etc.).
Nous pouvons de temps en temps faire appel aux services de tiers (y compris d’autres entités du groupe) dans le cadre de notre recrutement et nous pouvons aussi recevoir des données personnelles vous concernant qui ont été recueillies par ces tiers au cours d’une prestation de services qu’ils nous ont fournie ou autrement. Dans ce cas, nous entreprendrons, le cas échéant, toutes les démarches qui sont requises par la législation ou la réglementation applicable afin de veiller à ce que ces tiers nous garantissent qu’ils disposent du droit de nous communiquer vos données à caractère personnel et nous utiliserons de telles données à caractère personnel à aucune autre fin que celle pour laquelle elles ont été recueillies.
Nous collecterons, traiterons ou utiliserons uniquement des données à caractère personnel dans la mesure où cela est autorisé ou imposé par la législation ou la réglementation applicable et en tenant compte des fins pour lesquelles elles ont été recueillies.
4. À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous pouvons traiter vos données à caractère personne en particulier aux fins suivantes, sans toutefois s’y limiter :
· la détermination de votre adéquation à un emploi, y compris la vérification de vos références et qualifications
· l’appréciation des qualifications requises pour une fonction ou une tâche déterminée (évaluation)
· le respect du règlement ou de la réglementation du travail applicable
· d’autres fins qui sont raisonnablement nécessaires en rapport avec votre futur emploi.
5. Quel est le fondement juridique du traitement de vos données à caractère personnel ?
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel sur la base des fondements juridiques suivants :
· l’évaluation de l’opportunité de conclure un contrat de travail et d’autres contrats qui y sont liés
· le respect de nos obligations légales
· votre autorisation, par exemple pour des données que nous ne demandons pas, mais que vous nous fournissez de votre propre initiative ou afin d’ajouter votre profil à notre réserve de candidats, etc.
· nos intérêts légitimes, comme le respect de nos obligations administratives et découlant du droit des sociétés, etc.
6. À qui transmettons-nous vos données à caractère personnel ?
Dans la mesure où la législation ou la réglementation applicable l’autorise, nous pouvons partager vos données à caractère personnel entre autres avec :
· nos salariés et collaborateurs qui sont concernés par la candidature et l’évaluation des candidatures
· nos prestataires de services (y compris nos fournisseurs informatiques et prestataires de services de droit social) et
· d’autres parties (y compris les autres entités de Grant Thornton) qui ont besoin de vos données à caractère personnel.
Toute transmission de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) est soumise aux garanties et/ou contrats visant à garantir la sécurité de vos données.
Si aucune décision d’adéquation de la Commission n’a été prise pour le pays de destination, en cas de transmission de données à caractère personnel, nous utiliserons les garanties adéquates, telles que décrites à l’article 46 du RGPD, et de telles transmissions et mesures de protection techniques et organisationnelles seront documentées conformément à l’article 30 du RGPD. Nous utilisons par exemple des clauses contractuelles standards afin de protéger la transmission de données à caractère personnel vers des pays en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et pour veiller à ce qu’un niveau équivalent de protection des données soit appliqué à vos données à caractère personnel, même lorsque la législation européenne en matière de protection des données ne s’applique pas directement.
7. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?
Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles suivantes afin de garantir la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données à caractère personnel que nous traitons, sans toutefois s’y limiter :
· la rédaction et la tenue à jour de documents relatifs à la politique et à la procédure de protection des informations et de protection des données
· l’évaluation et la gestion des risques et incidents
· la réalisation de contrôles techniques pour assurer la sécurité, comme l’utilisation d’une classification des informations, du contrôle d’accès et de méthodes d’authentification, de contrôles physiques/d’environnement/de réseau/de périmètre, de technologies telles que l’encryptage, l’anonymisation, la pseudonymisation ou la segmentation, de technologies pour la détection et la prévention des intrusions, de logiciels de surveillance et anti-malware, de sauvegardes des données, la continuité des activités et la récupération après sinistre, etc.
· l’examen du programme de protection des informations des fournisseurs
· l’organisation de formations de sensibilisation
· la participation à un processus de certification de la protection et la réalisation d’audits
· etc.
8. Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
Les données des postulants sont conservées pendant maximum 180 jours à partir de la date de la candidature.
9. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?
En fonction du traitement et du motif juridique, en tant que personne concernée, un certain nombre de possibilités s’offrent à vous pour vous permettre de garder le contrôle sur vos données à caractère personnel, notamment :
· le droit d’accès à vos données
· le droit de rectification de vos données
· le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel
· le droit de limiter le traitement de vos données
· le droit d’effacement vos données
· le droit de retirer votre consentement précédemment donné
· le droit à la portabilité de vos données
· le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.
Nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que ces droits ne sont pas toujours absolus, que dans certaines circonstances, nous avons le droit, voire même l’obligation, en vertu de la loi, de continuer à traiter vos données à caractère personnel et que nous pouvons par conséquent ne pas satisfaire (totalement) à votre demande. Dans ce cas, nous vous en informerons.
Vous pouvez exercer ces droits gratuitement, sauf en cas d’abus, dans quel cas nous avons le droit d’imputer des frais administratifs pour satisfaire à votre demande.
Si vous avez des questions sur la présente déclaration de confidentialité, si vous vous posez des questions sur la manière dont nous gérons vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter le département des ressources humaines par courriel à l’adresse suivante : hr@be.gt.com.
Vous avez encore d’autres questions ou vous avez un doute ? Vous pouvez alors contacter nos experts en matière de protection des données et de confidentialité à l’adresse suivante : privacyrights@be.gt.com
