Quels ovnis découvrirez-vous cette année dans votre organisation ?

En juillet, David Grusch, ancien officier de renseignement des forces aériennes américaines, a déclaré, en sa qualité de lanceur d’alerte, que le gouvernement dissimulait depuis des décennies des avions extraterrestres. Tout comme les ovnis varient dans leur forme et leur couleur, il y a également au sein de votre organisation des éléments inconnus qui méritent une attention . Parlons donc à présent des ovnis qui peuvent surgir cette année dans votre propre organisation.  

En raison de la nouvelle Loi sur les lanceurs d’alerte qui est active depuis cette année, toute personne au sein de votre entreprise - qu’il s’agisse de travailleurs salariés, d’indépendants, d’entrepreneurs ou autres - peut constater une violation et la signaler. Les deux principes de base de cette loi sont que le lanceur d’alerte doit pouvoir faire son signalement d’une violation de manière anonyme et qu’il peut par ailleurs profiter d’un statut de protection étendu contre les représailles. 

Cela suscite rapidement quelques questions : Qu’est-ce qui peut être signalé par un lanceur d’alerte ? Et comment le signalement peut-il être fait ? 

À la question de savoir ce qui peut être signalé par le lanceur d’alerte, le législateur a choisi une approche thématique : ainsi, toute violation des règles relatives à un certain nombre de domaines politiques pourra être signalée. La liste de ces domaines présentée dans la Loi sur les lanceurs d’alerte est impressionnante et concerne notamment des violations dans les domaines de la santé publique, de la sécurité des produits, de la prévention du blanchiment d’argent, de la lutte contre la fraude fiscale et de la lutte contre la fraude sociale. 

En ce qui concerne le ‘comment’, certains points d’attention doivent être bien examinés cette année au sein de chaque organisation. Le signalement anonyme peut se faire de trois manières : il peut être interne, externe ou public.  

D’abord, un signalement peut être fait au sein de votre propre organisation, auprès d’un ‘gestionnaire du signalement’, également appelé Whistleblowing Officer. C’est le scénario le plus indiqué : l’organisation sait immédiatement quelle violation présumée se produit et peut faire une enquête interne à ce sujet. C’est aussi le Whistleblowing Officer qui connaît le mieux la culture de l’organisation. Dans ce contexte, il peut s’agir d’un membre du personnel de l’organisation, suffisamment indépendant pour traiter de manière confidentielle ces signalements et les enquêtes qui pourront s’ensuivre. En d’autres termes, un CEO en tant que Whistleblowing Officer n’est donc pas une bonne piste. Une autre option est de sous-traiter cette fonction à des tiers, comme un consultant possédant les connaissances adéquates et l’indépendance nécessaire, et cela peut par ailleurs permettre de réduire les coûts.  

La seconde possibilité est le signalement auprès d’une ‘autorité compétente’. Pour ce faire, une longue liste d’acteurs qui peuvent recevoir et étudier les signalements du lanceur d’alerte a été établie, comme le SPF Finances, le SPF Économie, l’Autorité belge de la concurrence, l’Autorité de protection des données et l’Autorité des services et marchés financiers.  

La troisième option est de faire un ‘signalement public’. Cela veut dire que le signalement de la violation se fait via la presse ou les médias sociaux. Cette option entraîne des conditions supplémentaires pour pouvoir profiter du statut de protection, étant donné que des risques supplémentaires sont liés à ce contexte. Ainsi, le lanceur d’alerte ne pourra pas toujours bien estimer si la violation s’est déjà produite ou non, si bien qu’un processus public malvenu pour l’organisation est mis en route, sans que l’on ne dispose de tous les éléments. L’organisation concernée et les autorités n’ont dès lors la plupart du temps plus l’occasion de mener une enquête sereine, si bien que les dommages à la réputation et les autres conséquences ne peuvent pas toujours être évités. 

Mais que se passe-t-il lorsqu’un signalement est fait ? Et quelles conséquences cela entraîne-t-il ?

Avant tout, une enquête est lancée en cas de signalement interne. Le contenu de cette enquête peut consister en une courte vérification d’un certain nombre de données, pensons par exemple à un signalement concernant le non-respect du régime des heures supplémentaires. C’est bien sûr vous, en tant qu’organisation, qui pouvez examiner le plus efficacement de tels sujets. D’autres signalements, comme un collaborateur qui fraude, peuvent être examinés par des auditeurs légaux. Ce choix repose bien sûr sur l’organisation même, qui décide comment elle peut utiliser le plus efficacement son personnel et ses moyens.
 
Lorsqu’un signalement s’est fait par un canal externe, l’enquête sera effectuée par des ‘autorités compétentes’. En tant qu’organisation, vous avez à ce moment peu d’influence sur la manière dont les autorités effectuent cette enquête. La rapidité et l’impact de l’enquête sur votre entreprise dépendent en d’autres termes de la manière dont s’est fait le signalement.  

La seconde conséquence d’un signalement est que le statut de protection est activé pour le lanceur d’alerte. Celui-ci sera protégé contre les mesures négatives pouvant potentiellement être prises à son encontre. Ainsi, à l’occasion du signalement, l’organisation ne pourra pas procéder au licenciement, au changement d’horaires de travail, à la privation de formation, à une évaluation négative des prestations, etc. L’organisation devra, en d’autres termes, démontrer de manière approfondie qu’une mesure préjudiciable à l’encontre du lanceur d’alerte n’a aucun lien avec le signalement.  

Donc, que devez-vous faire concrètement en tant qu’entrepreneur ?  

L’Internet n’offre pas toujours de réponse univoque. C’est pourquoi nous vous donnons un aperçu de ce que vous devez savoir en tant qu’entrepreneur. Une distinction doit en effet être faite entre les obligations de l’entreprise et les droits du lanceur d’alerte. 

En ce qui concerne l’obligation de mettre sur pied un canal de signalement au sein de votre organisation à partir du 17 décembre 2023, elle est d’application pour les entreprises qui emploient 50 travailleurs ou plus. 
 
Par ailleurs, le lanceur d’alerte peut toujours faire un signalement, même si l’entreprise occupe moins de 50 travailleurs. Si cette entreprise choisit de ne pas mettre sur pied un canal de signalement, le lanceur d’alerte n’aura pas d’autre choix que de le  signaler aux autorités ou de procéder à un signalement public. En fonction du choix politique de l’organisation, il se peut donc qu’il y ait des raisons très valables de mettre sur pied un canal de signalement dans une petite organisation.  

C’est pourquoi nous conseillons aux organisations de procéder de manière systématique et de passer un certain nombre d’étapes en revue  :

Étape 1 : Quelle est la situation dans votre entreprise ?  

En fonction des racines d’une entreprise, il existe différentes visions pour un système de signalement. Vérifiez quelle est la situation dans votre organisation.  

Étape 2 : Que souhaitez-vous retirer du canal de signalement ?  

Voulez-vous opter pour une compliance minimale ou souhaitez-vous l’utiliser comme levier pour assurer un shift dans votre culture d’organisation ? 

Étape 3 : Qui peut effectuer un signalement et qu’est-ce qui peut être signalé ?  

L’entreprise peut ouvrir le canal de signalement pour les travailleurs uniquement, mais pourrait éventuellement aussi aller plus loin. Dans ce cas, l’entreprise peut choisir de recevoir également des signalements de fournisseurs par exemple. Il faudra aussi trancher quant à savoir s’il est opportun, outre les domaines politiques légaux, de recevoir par ailleurs des signalements sur des violations concernant par exemple le code de conduite de l’entreprise.

Étape 4 : Impliquez vos travailleurs dans ce processus.  

Ce n’est pas seulement un signe de confiance, mais également une obligation légale. 

Étape 5 : Établissez une politique et procédure de Whistleblowing claire. 

Veillez à ce qu’elle soit validée par l’organisation. 

Étape 6 : Qui est le Whistleblowing Officer de votre organisation ?  

Il est essentiel de disposer d’un Whistleblowing Officer efficace et soucieux des coûts. Allez-vous gérer vous-même les signalements, allez-vous vous faire assister par un prestataire de services externe ou déciderez-vous de sous-traiter l’ensemble du processus ? La réponse dépendra des ambitions et de la culture de l’organisation. 

Étape 7 : Répondez des conséquences.

Veillez à ce que vous ayez un plan d’approche pour les différentes sortes de signalements que vous pouvez recevoir. Allez-vous traiter toutes les enquêtes en interne ou voulez-vous recourir à une     équipe d’enquête externe dans le cas où cela serait nécessaire ?  

Étape 8 : Communiquez, communiquez, communiquez. 

Il est en effet très important que vos travailleurs (ou d’autres dans le périmètre) comprennent ce qui relève ou non de la politique des lanceurs d’alerte.  

Étape 9 : Évaluez le processus. 

Veillez à avoir un rapport périodique clair et une évaluation de votre canal de signalement.

Peut-être êtes-vous plutôt pragmatique et dans l’expectative en tant qu’entrepreneur. C’est compréhensible, mais nous vous prévenons : cela constitue un risque potentiel. Bien sûr, nous pouvons indiquer les conséquences graves des violations de la loi sur les lanceurs d’alerte, mais le véritable danger se situe dans les dommages à la réputation - une leçon que de nombreux CEO en Belgique ont apprise cette année. 

L’absence d’une politique et de procédures claires signifie que les collaborateurs peuvent signaler leurs ‘ovnis’ ailleurs, notamment via les canaux de signalement externes. Ces instances sont prêtes à recevoir et examiner des signalements privés. En d’autres termes, ce qui pourrait rester au sein de votre organisation devient, en l’absence d’un canal de signalement interne, une affaire des autorités, qui examineront la violation dans les trois à six mois. 

Nous ne voyons pas seulement cela comme une question de respect, mais aussi comme une occasion unique de transformer votre entreprise. Les entreprises qui prennent cette obligation à bras le corps prouvent leur engagement en faveur de l’intégrité et la responsabilité. Les situations abusives sont traitées plus rapidement, ce qui entraîne une culture d’entreprise positive et une croissance.