De nouveaux modèles de comptes annuels pour vos dépôts auprès de la BNB

L’entrée en vigueur du nouveau Code des sociétés et des associations (CSA) ainsi que de son arrêté royal d’exécution a eu un impact sur la présentation des comptes des entreprises. De ce fait, de nouveaux modèles de comptes annuels ont été établis par la Banque nationale de Belgique (BNB). Neuf modèles étant actuellement disponibles, comment s’y retrouver à présent? Quel modèle choisir?

Trois catégories de sociétés reconnues en Belgique

En Belgique, trois catégories de sociétés sont reconnues par la législation, pour les exercices comptables ayant débuté à partir du 1^er janvier 2016:

• les microsociétés, considérées comme sous-catégorie spécifique des petites sociétés
• les petites sociétés en tant que telles
• les ‘grandes’ sociétés, pour les sociétés n’appartenant pas à l’une des catégories ci-dessus.

Chaque société belge appartient dès lors à une catégorie déterminée, sur base de critères établis en relation avec:

• son chiffre d’affaire annuel, hors taxe sur la valeur ajoutée
• le total de son bilan
• le nombre de travailleurs, en moyenne annuelle.

En conséquence, trois schémas distincts de comptes annuels sont disponibles auprès de la BNB, les sociétés devant publier leurs comptes en utilisant le schéma correspondant à leur catégorie:

• schéma micro (M) pour les microsociétés
• schéma abrégé (A) pour les petites sociétés
• schéma complet (C) pour les ‘grandes’ sociétés ainsi que toutes les sociétés cotées en bourse.

Sociétés avec capital et sociétés sans capital

Etant donné l’apparition de la distinction entre société avec capital et société sans capital, les sociétés devront dorénavant utiliser un nouveau schéma spécifique selon qu’elles disposent encore ou non d’un capital sur base des dispositions du nouveau CSA.

Pour rappel, le nouveau CSA reconnait les formes juridiques suivantes pour les sociétés de droit belge:

(*) sauf si ces sociétés sont qualifiées de ‘grandes’ et dont au moins un des associés à responsabilité illimitée est une personne morale.

Dès lors, la BNB a publié 6 nouveaux schémas afin de refléter la distinction en matière de capital:

Les nouveaux schémas de comptes annuels diffèrent peu des anciens schémas. Les principales modifications sont les suivantes:

• Pour les sociétés sans capital, le terme ‘Capital’ a été remplacé par le terme ‘Apport’, selon la nouvelle rubrique du plan comptable minimum normalisé dédiée à cette catégorie.
• Pour les sociétés avec capital, le schéma du bilan distingue la partie de l'apport afférente au capital et la partie de l'apport hors capital. En ce qui concerne l’apport hors capital, une distinction supplémentaire est opérée entre les primes d'émission et les autres apports hors capital.
• Dans les schémas du bilan des sociétés, les réserves indisponibles doivent être réparties en fonction du motif de leur indisponibilité. Il est donc prévu de nouvelles sous-rubriques ‘Soutien financier’ et ‘Autres’.
• Enfin, un certain nombre de modifications terminologiques sont apportées au schéma du compte de résultats, à la suite de la suppression de la notion de capital pour les sociétés sans capital.

Quel modèle utiliser et à partir de quand?

Bien que les dispositions du nouveau CSA soient entrées en vigueur au 1^er janvier 2020 pour les sociétés constituées avant le 1^er mai 2019 et n’ayant effectué aucun opt-in en vue d’appliquer anticipativement ces mêmes dispositions, la Commission des Normes Comptables (CNC) vient de préciser que les nouvelles dispositions relatives au dépôt des comptes annuels s’appliqueraient en fonction de la date de clôture de l’exercice. Selon la Commission, une transition à la date de clôture de l’exercice est nécessaire.

Compte tenu de ces éléments, les situations suivantes sont dès lors à distinguer:

• Pour les sociétés constituées à partir du 1er mai 2019, les nouveaux schémas sont immédiatement applicables.
• Pour les sociétés qui ont choisi un ‘opt-in’, les nouvelles dispositions s'appliquent immédiatement pour autant que la date de clôture de l’exercice soit postérieure à la date de modification des statuts.
• Pour les sociétés dont l’exercice coïncide avec l’année civile et qui n’ont pas choisi un ‘opt-in’, les nouvelles dispositions s'appliquent pour la première fois au dépôt des comptes annuels portant sur l’exercice se terminant le 31 décembre 2020. Les comptes arrêtés au 31 décembre 2019 seront donc publiés sur base des anciens schémas, sans incidence, entre autres, au niveau du capital.
• Pour les sociétés existantes dont l’exercice ne coïncide pas avec l’année civile, les nouvelles dispositions s'appliqueront plus tôt, parce que leur date de clôture se situe entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020.

En conséquence, il est certain que les anciens modèles ne pourront jamais être utilisés pour des comptes relatifs à une date de clôture située après le 31 décembre 2019.

Comment déposer ses comptes auprès de la BNB?

Malheureusement, la BNB n’est en mesure d’accepter qu’un seul format de dépôt sous forme électronique XBRL. C’est ce que l’on appelle la taxonomie. Actuellement, seuls les trois anciens formats de comptes M, A ou C sont reconnus sous format XBRL par la BNB.

Pour les sociétés déjà soumises à l’obligation de dépôt sur base de l’un des 6 nouveaux formats, le dépôt sous format pdf est cependant possible. En revanche, le dépôt des comptes annuels sous format papier n’est plus possible depuis le 1^er janvier 2020.

Cependant, afin de faire face à ces inconvénients, la BNB a légèrement revu sa taxonomie XBRL en créant la taxonomie 2019 bis. Celle-ci est une adaptation spécifique de la version de la taxonomie 2019 permettant aux sociétés, devant établir et déposer leurs comptes annuels selon les dispositions du nouveau CSA, d’effectuer le dépôt en format XBRL sans devoir recourir au format PDF.

La taxonomie 2019 a ainsi été complétée de certaines informations requises et de zones à remplir par le déposant. Ces informations seront intégrées à la page M1, A1 ou C1, selon le schéma utilisé. Le modèle des comptes annuels établis et déposés à l’aide de la taxonomie 2019bis reste toujours le modèle version 2019, autrement dit les anciens modèles M, A ou C comme évoqué ci-avant.

Cette taxonomie 2019 bis, entrée en vigueur le 2 mars 2020, restera applicable jusqu’au 31 décembre 2020. Après cette date, la taxonomie 2020, n’acceptant que les nouveaux schémas de comptes annuels sous format XBRL, devrait entrer en vigueur.

En conséquence, les formats autorisés peuvent être résumés comme suit, selon les cas de figure:

Comment présenter les comptes d’une société soumise aux dispositions du nouveau Code des sociétés et des associations si j’utilise la taxonomie 2019 bis?

L'utilisation des ‘anciens’ modèles XBRL de comptes annuels en vue de leur dépôt sous ce format par les sociétés déjà soumises aux dispositions du nouveau Code des sociétés et des associations soulève un certain nombre de questions, compte tenu du fait que certaines rubriques sont manquantes.

Ainsi, l’on se retrouve avec le cas particulier des sociétés sans capital qui devront remplir la rubrique des fonds propres alors qu’elles n'ont plus de capital.

A cet égard, la CNC estime qu’au vu qu'un transfert comptable a eu lieu vers le compte ‘1119 Autre apport indisponible hors capital’ lors de la mise en application du nouveau CSA, la société sans capital pourra reprendre, dans l’ancien modèle des comptes annuels, le solde du montant des comptes ‘100 Capital’ et ‘101 Capital non appelé (-)’ sous le compte ‘11 Primes d'émission’, moyennant une explication suffisante et appropriée en annexe. Dans l’annexe, il sera également mentionné dans quelle mesure il s’agit d’apport disponible ou indisponible.

Le montant inscrit sur le compte ‘130 Réserves légales’ pourra également, en cas d’utilisation de l’ancien modèle des comptes annuels, provisoirement être conservé sous le code ‘130 Réserves légales’.

La question se pose également de savoir sous quelles rubriques ces montants devront être repris dans la colonne de l’exercice précédent.

Pour ce point, la CNC recommande, afin de permettre une comparaison et de préserver la lisibilité des comptes annuels, de reprendre également dans la colonne ‘exercice précédent’ les chiffres concernés sous les codes ‘11 Primes d’émission’ et ‘130 Réserves légales’, moyennant mention sur la fiche d’identification de ces comptes annuels que les chiffres relatifs à l’exercice précédent ne sont pas identiques à ceux publiés précédemment.