La facture est le document commercial par excellence. Elle constitue la confirmation des services ou biens livrés qui doivent être payés.
L’émission d’une facture correcte tant sur le fond que sur la forme est très importante, non seulement pour éviter des sanctions, mais aussi et surtout pour garantir la bonne relation commerciale avec le client, puisque c’est lui qui court le plus le risque de perdre le droit à déduction de la TVA en cas de facture irrégulière.
Les principaux points d’attention à cet égard sont présentés ci-dessous.
Mentions obligatoires sur la facture
Au préalable, nous précisons que les explications fournies ici ne concernent pas uniquement la facture au sens classique du terme, mais s’appliquent également, par exemple, aux documents de transfert, aux notes de crédit ou à d’autres documents rectificatifs.
Une facture est conforme en matière de TVA lorsque les mentions obligatoires permettant de la considérer comme une facture conforme à la législation relative à la TVA y sont inscrites[1].
Mais cette législation ne prescrit pas la mention obligatoire du terme 'facture' comme critère de conformité en matière de TVA.
En résumé, la facture doit en principe comporter au minimum les mentions suivantes :
- la date d’émission ou d’établissement de la facture
- le numéro d’ordre sous lequel la facture est inscrite au facturier de sortie, qui permet d’identifier de manière univoque la facture
- le nom, l’adresse et le numéro de TVA du fournisseur (ou du membre de l’unité TVA)
- le nom, l’adresse et le numéro d’identification à la TVA du cocontractant
- la date à laquelle intervient le fait générateur pour la livraison de biens ou la prestation de services ou la date de l’encaissement de tout ou partie du prix, dans la mesure où une date peut être déterminée et est différente de la date d’émission de la facture
- la dénomination usuelle des biens livrés ou des services fournis avec indication, selon le cas, de la quantité des biens ou de la nature des services et, plus généralement, de tous les éléments nécessaires pour déterminer la nature de l’opération réalisée et le taux de la taxe due
- la base d’imposition pour chaque taux et chaque exemption, le prix unitaire hors TVA, et les escomptes, rabais et ristournes éventuels s’ils ne sont pas compris dans le prix unitaire
- les taux de la taxe
- le montant total de la taxe à payer ou à régulariser
- la mention ‘autoliquidation’ (si d’application)
- la mention de la cause de l’exemption si l’opération n’est pas soumise à la TVA ou n’est pas la cause de la non-facturation de la TVA – précisons qu’il suffit d’indiquer littéralement la cause et qu’il n’est donc plus obligatoire de faire référence à la disposition légale relative à la TVA
- toutes les autres mentions concernant des particularités ou dérogations et mentions prescrites par le Code de la taxe sur la valeur ajoutée (C. TVA) ou les arrêtés d’exécution du C. TVA.
D’autres mentions spécifiques peuvent aussi s’appliquer dans certaines situations :
- l’identité, l’adresse et la qualité du représentant responsable du fournisseur ou du prestataire de services et/ou du cocontractant (si un représentant responsable est indiqué)
- la mention ‘facture émise par le preneur’ (en cas de self-billing)
- la référence à une facture émise antérieurement si plusieurs factures sont émises pour la même transaction
- les informations relatives à la livraison de moyens de transport et à certains services relatifs à des véhicules à moteur
- la mention ‘Régime particulier – Agences de voyages’
- la mention ‘Régime particulier – Biens d’occasion’, ‘Régime particulier – Objets d’art’, ‘Régime particulier – Objets de collection ou d’antiquité’.
En ce qui concerne plus spécifiquement les notes de crédit, il faut ajouter une référence à la facture sous-jacente qui est rectifiée et indiquer si la TVA doit être reversée au Trésor belge (‘TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite’).
Dans quelle langue faut-il établir la facture ?
La législation relative à la TVA ne contient pas de dispositions spécifiques concernant la langue dans laquelle les factures doivent être établies. Toutefois, l’administration belge de la TVA peut exiger une traduction des factures qui ont été établies dans une autre langue que l’une des langues nationales.
La législation linguistique comporte certaines prescriptions applicables à cet égard, mais elles ont été assouplies sous la pression de la jurisprudence européenne afin de ne pas entraver trop fortement l’économie transfrontalière. En résumé, le décret flamand admet qu’une facture ‘supplémentaire’ puisse être établie dans une autre langue, mais ce document sera considéré uniquement comme ‘accessoire’ et devra être joint en annexe à la facture originale en néerlandais.
Il est important de respecter ces règles, car une facture établie dans la mauvaise langue n’a pas de validité juridique et peut en principe être déclarée nulle, ce qui dispense le débiteur de la payer.
Quelle devise doit figurer sur la facture ?
La facture doit faire mention de la base d’imposition et du montant (total) de la TVA. En principe, seul le montant de la TVA due doit être libellé dans la devise nationale de l’État membre compétent.
Une facture établie en Belgique doit donc mentionner le montant de la TVA en euros. La base d’imposition peut en principe être indiquée dans une devise au choix. Si elle est indiquée dans une devise différente, il convient de la convertir en euros avant d’enregistrer la TVA en comptabilité. Le taux de change à appliquer est le taux convenu entre les parties (mentionné dans le contrat ou sur la facture) ou, à défaut, le dernier cours indicatif de l’euro publié par la Banque centrale européenne ou par la Banque nationale de Belgique[2].
Une facture peut être émise sur papier ou sous forme électronique
Une facture peut être délivrée sur papier ou sous forme électronique.
Cependant, par analogie avec la facture sur papier, l’authenticité de l’origine (ce qui signifie la garantie de l’identité de la personne ayant livré les biens ou fourni le service ou de la personne ayant émis la facture), l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation, doivent être garanties.
En ce qui concerne plus spécifiquement les factures électroniques, leur utilisation n’est autorisée qu’en cas d’acceptation par le preneur, laquelle peut être explicite ou tacite.
Une facture électronique n’est pas liée à un format défini et peut être émise, par exemple, sous forme de fichiers PDF, EDI ou XML, ou sous forme de codes QR. En Belgique, il est donc possible de choisir librement le système permettant de générer des factures numériques. Bien entendu, rien n’empêche l’assujetti d’utiliser le système de signature électronique avancée, un algorithme de sécurisation ou un système basé sur les totaux de contrôle, ou de procéder à des contrôles de gestion qui établissent une piste d’audit fiable entre l’opération imposable, d’une part, et la facture électronique, d’autre part.
Dans certains pays, les factures doivent être générées par des systèmes approuvés par les autorités. Ainsi, le terme ‘real-time reporting’ devient concret, puisque l’administration a une vue ‘en temps réel’ des factures des entrepreneurs.
Pour le moment, la Belgique n’en est pas encore là, mais il est certain que la facture électronique va prendre de plus en plus d’importance, ce qui ouvre naturellement la porte à plus de contrôle (numérique) en temps réel de la part des autorités.
[1] Conformément à l’article 5, §1 de l’arrêté royal 1 du 29 décembre 1992
[2] Article 27, §2 C. TVA
