La Banque-Carrefour des Entreprises (‘BCE’) est une banque de données du SPF Économie qui reprend toutes les données de base concernant les entreprises et leurs unités d’établissement. La BCE poursuit un double objectif: améliorer l’efficacité du fonctionnement des services publics et simplifier les procédures administratives pour les entreprises. Il est dès lors évident que les données enregistrées dans la BCE doivent être correctes et complètes. Ce sont les entreprises elles-mêmes qui doivent y veiller.
Qui, quoi, comment, pourquoi? Dans la présente contribution, nous nous intéresserons de plus près à l’obligation qu’ont les entreprises de s’inscrire à la BCE.
Qui? Les entités enregistrées et leurs unités d’établissement
Toute entité enregistrée doit être inscrite à la BCE. Concrètement, il s’agit des entités suivantes:
- toute personne physique qui, en Belgique, est une entreprise (à l’exception des personnes physiques dont l’activité professionnelle à titre indépendant consiste en l’exercice d’un ou de plusieurs mandats d’administration ainsi que les personnes physiques qui exercent en Belgique une activité relevant de l’économie collaborative)
- toute personne morale de droit belge
- toute personne morale de droit étranger ou international possédant un siège ou une succursale en Belgique
- toute autre organisation sans personnalité juridique qui, en Belgique, soit est soumise à la sécurité sociale en tant qu’employeur, soit est soumise à la taxe sur la valeur ajoutée, soit est une entreprise
- tout établissement, toute instance ou tout service de droit belge qui exerce des missions d’utilité publique ou liées à l’ordre public et qui possède une autonomie financière et comptable, distincte de celle des personnes morales de droit public belge dont ils dépendent
- toute personne physique, personne morale de droit étranger ou international ou toute autre organisation sans personnalité juridique tenue de s’enregistrer en exécution de la législation particulière belge.
En outre, pour chacune des entités enregistrées susmentionnées, il faut également inscrire la ou les unités d’établissement à la BCE. Une unité d’établissement est un lieu géographiquement identifiable par une adresse, où s’exerce au moins une activité de l’entité ou à partir duquel l’activité est exercée. Citons à titre d’exemples les ateliers, magasins, points de vente, bureaux, directions, sièges, agences et succursales.
Chaque entité enregistrée et chaque unité d’établissement se voient attribuer un numéro unique d’identification à la BCE. Grâce à ce numéro d’identification, les administrations peuvent échanger des données entre elles. L’entrepreneur ne doit donc communiquer qu’une seule fois les mêmes données à l’administration.
Quoi? Les données à enregistrer
La BCE contient avant tout une série de données de base concernant l’entité enregistrée, telles que la dénomination sociale et la dénomination commerciale de l’unité d’établissement, la forme juridique, l’adresse du siège social du ou des établissements, des données financières (comme le montant du capital, la date de l’assemblée générale annuelle et la date de clôture de l’exercice), les membres de l’organe d’administration et l’identité de toutes les personnes qui prouvent les capacités entrepreneuriales (Bruxelles et Wallonie).
La BCE contient également les données concernant les activités de l’entité enregistrée, classées suivant les codes NACE, ainsi que les différentes qualités sous lesquelles l’entité enregistrée est inscrite (e.a. employeur ONSS, assujetti à la TVA, etc.).
Comment? Le tribunal de l’entreprise et le guichet d’entreprises agréé
Les modalités d’inscription à la BCE d’une entité enregistrée varient en fonction du type d’entité. Les sociétés belges (et les sociétés étrangères avec une succursale en Belgique), les AISBL et les fondations, par exemple, sont reprises dans la BCE via le tribunal de l’entreprise et un guichet d’entreprises agréé. Les ASBL quant à elles y sont reprises uniquement via le tribunal de l’entreprise. Les entreprises sans personnalité juridique (p. ex. les sociétés simples) et les entreprises individuelles ne doivent pas passer par le tribunal de l’entreprise. L’inscription via un guichet d’entreprises agréé suffit pour ces entreprises.
Pourquoi? Plus qu’une simple formalité – sanctions
Nous ne saurions insister suffisamment sur l’importance d’une inscription correcte et complète de votre entité enregistrée à la BCE. Il est dès lors indiqué d’actualiser en temps utile toutes les données contenues dans la BCE.
Outre divers problèmes pratiques – la déclaration électronique à l’impôt des sociétés et le registre UBO, par exemple, sont liés à la BCE et une inscription incorrecte à la BCE aura également un impact sur ces applications – la non-inscription ou une inscription incorrecte peuvent également avoir de nombreuses conséquences très étendues pour votre entreprise.
Amendes
En cas d’inscription incomplète ou de non-inscription, votre entreprise encourt des amendes de €26 à €10.000. Ces amendes sont rarement infligées. Le service de gestion de la BCE commencera par demander à l’entreprise de procéder à l’inscription, à la modification ou à la radiation de ses données dans les trente jours.
Frais et trop d’impôts
Nombre de services publics se basent sur les données de la BCE pour établir si une entreprise doit payer certains impôts ou taxes (p. ex. taxes provinciales, contribution à l’AFSCA, SABAM, etc.). Si les données de l’entreprise ne sont pas correctes, elle risque de devoir payer trop d’impôts ou de taxes ou, à tout le moins, de devoir supporter des frais supplémentaires pour contester des impositions déjà établies.
De même, l’entreprise qui entend déduire des frais professionnels a intérêt à tenir ses données à jour. Le fisc considère en effet que les frais sont déductibles dans la mesure où ils se rapportent à l’exercice de l’activité. Si l’activité de l’entreprise n’est pas enregistrée dans la BCE, un contrôleur risque de mettre en doute et de rejeter les frais professionnels se rapportant à cette activité non enregistrée.
Réductions ONSS
Les réductions groupes cibles pour employeurs dépendent de la région dans laquelle est établi le siège d’exploitation auquel le travailleur est attaché. Il est dès lors important pour tout employeur d’indiquer dans quel établissement de l’entreprise un travailleur est occupé. La non-inscription ou l’inscription incorrecte de l’unité d’établissement peut par conséquent conduire au refus de certaines exonérations et/ou réductions de cotisations.
Subsides / primes
Lorsqu’une administration (fédérale, régionale ou locale) octroie des primes ou des subsides, par exemple, à des entrepreneurs débutants ou pour des investissements respectueux de l’environnement, elle utilise les données de la BCE pour établir si l’entreprise y a droit. Une entreprise ne peut, par exemple, bénéficier d’un ‘KMO-portefeuille’ que si elle est inscrite avec une activité principale ‘admissible’.
Irrecevabilité de l’action en justice
Avant toute chose, une entreprise ne peut introduire une action en justice que si elle est valablement inscrite à la BCE. Si elle ne l’est pas ou si elle ne peut pas le prouver, le tribunal accorde à l’entreprise un délai déterminé pour régulariser son inscription et la prouver. Si l’entreprise n’y parvient pas, le tribunal déclare la demande irrecevable d’office.
Conclusion
Ces informations ci-dessus témoignent non seulement de l’importance d’une inscription correcte et complète de votre entreprise à la BCE lors de sa création, mais également de la nécessité de toujours actualiser les données de votre entreprise enregistrées dans la BCE en cas de changement (p. ex. adresse, dénomination, activités, établissements…). Les conséquences et sanctions en cas d’inscription incorrecte ou incomplète à la BCE ne sont en effet pas négligeables.
Une régularisation est certes possible dans la plupart des cas, mais elle s’accompagne souvent de frais supplémentaires. Comme toujours: ‘mieux vaut prévenir que guérir’.
Il vaut dès lors assurément la peine de vérifier si les données de votre entreprise enregistrées dans la BCE correspondent toujours à la réalité.
