Qu’ils portent sur l’administration, la production ou l’informatique, les processus de manière générale sont le cœur de toute entreprise. Plus vous miserez sur le développement et l’optimisation de vos processus d’entreprise, plus ils seront efficaces et plus vous serez à même de les maîtriser et de les contrôler facilement.
Un processus bien organisé et documenté permet d’identifier aisément les problèmes. En retraçant l’exécution des processus à l’aide des journaux de vos systèmes IT (process mining), vous établissez clairement qui a fait quoi et quand, et vous vérifiez si les directives internes ont été respectées. Cela vous permet ainsi d’envisager immédiatement la mise en place de solutions afin d’éviter ce genre de situation à l’avenir. En outre, la collecte et l’enregistrement de données au sujet des processus permettent d’en conserver un aperçu actualisé (monitoring constant).
Grâce à un bon monitoring de vos processus, vous gagnez du temps et de l’argent, vous réduisez les risques et vous renforcez la sécurité au sein de votre entreprise.
Il s’agit donc de bien penser vos processus. Imaginons que vous souhaitez faire apposer deux signatures sur chaque bon de commande d’un montant supérieur à €25 000, mais que vous omettez d’indiquer le nom des collaborateurs concernés. Lors d’un contrôle, vous constatez votre erreur : ce ne sont pas les signatures des bons collaborateurs. Prenons un autre cas de figure : vous possédez une société de transport et vous travaillez encore avec des bons de livraison au format papier, ce qui implique que vous ne pouvez facturer qu’une fois le bon signé et retourné au bureau. Or, il arrive que les bons prennent du temps à revenir, voire qu’ils se perdent. Pour plus d’efficacité et de sûreté, mieux vaut donc utiliser une application avec une fonctionnalité de scan. Dernier exemple : votre comptable consacre actuellement une journée entière à la préparation de votre rapport mensuel. Mettre en place un tableau de bord reprenant les données actualisées de vos systèmes permettrait à votre administrateur de gagner du temps. En outre, vous disposeriez d’informations correctes sur lesquelles vous baser pour prendre des décisions au quotidien.
Optimiser, oui, mais comment ? Recherchez l’efficacité et la flexibilité dans la gestion de votre entreprise
Échangez avec vos collaborateurs sur le terrain : ils sont les mieux placés pour savoir comment les processus peuvent être améliorés. Il en va de même pour vos fournisseurs, qui sont eux aussi concernés. L’organisation des processus au sein de votre entreprise est-elle encore adaptée à la taille de vos clients ? Les plus petits clients sont-ils laissés de côté ?
L’optimisation des processus est un travail constant et un objectif permanent qui donne lieu à une augmentation de la satisfaction des travailleurs et des clients et qui se manifeste dans les chiffres de votre entreprise. Ces chiffres constituent le point de départ de la discussion avec vos conseillers au sujet de l’évolution de votre activité. Ils vous aident à rectifier le tir en temps utile et à assurer une croissance durable.
Utilisez les données. Les données permettent aux entrepreneurs de changer de cap lorsque la direction prise n’est pas la bonne. Elles confirment les points forts de l’entreprise et soulignent les aspects plus problématiques. Grâce à cette approche dynamique, vous prenez plus rapidement des décisions judicieuses. La collecte, l’analyse et la conversion des données en informations vous permettent de procéder à une interprétation correcte et d’obtenir des renseignements utiles, à la suite de quoi la flexibilité, l’efficacité, l’efficacité et par conséquent la qualité de votre organisation s’amélioreront.
