Comme vous le savez certainement, la nouvelle loi anti-blanchiment est entrée en vigueur le 16 octobre 2017. Cette législation prévoit les obligations suivantes:
- Les sociétés, ASBL (internationales), fondations et fiducies ou trusts (ci-après les 'redevables d’information’) sont tenus de collecter et de conserver des informations (adéquates, exactes et) actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs.
- Ces redevables d’information sont tenus (y compris en cas de modifications ultérieures) d’envoyer électroniquement, dans le mois, des informations sur leurs bénéficiaires effectifs vers un ‘registre des bénéficiaires effectifs’ ou ‘registre UBO’.
La manière dont les informations seraient collectées, ainsi que les détails concernant l’accès aux données du registre UBO et leur utilisation devaient encore être précisés dans un Arrêté royal (AR). Cet AR a été publié aux annexes du Moniteur belge du 14 août 2018.
Informations à communiquer
Les sociétés devront collecter et communiquer de nombreuses informations sur leurs bénéficiaires effectifs, entre autres:
- leurs nom et prénom
- leur date de naissance
- leur nationalité
- leur adresse de résidence
- leur numéro de registre national
- l’étendue de leur intérêt effectif
- ...
Lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect, le nombre d’intermédiaires ainsi que pour chacun d’eux, son identification complète, incluant au moins la dénomination, la date de constitution, la raison sociale, la forme juridique, l’adresse de son siège social et son numéro d’entreprise (ou tout autre identifiant similaire dans le cas d’intermédiaires étrangers) devront également être communiqués.
Les ASBL (internationales), les fondations, les trusts, les fiducies ou les entités juridiques similaires devront communiquer des informations similaires sur chacun de leurs bénéficiaires effectifs.
Délai
Les informations devront être enregistrées dans le registre UBO au plus tard le 31 mars 2019 ou dans le mois de la modification des informations. Les informations devront dans tous les cas être actualisées annuellement.
Accès au registre
En ce qui concerne les sociétés, le registre UBO sera accessible:
- aux autorités compétentes (non seulement les autorités anti-blanchiment, mais également le fisc)
- à certaines personnes et entités, tels les notaires, les avocats, la Banque Nationale et la Caisse des Dépôts et Consignations
- à tout citoyen, même si, pour des raisons de respect de la vie privée, ce dernier n’aura pas accès à toutes les informations.
Il ne fait aucun doute que le registre UBO contiendra des informations très utiles pour le fisc en vue de la constitution d’un éventuel dossier contre un redevable.
En ce qui concerne les ASBL (internationales), les fondations, les trusts, les fiducies ou les entités juridiques similaires, l’accès au registre UBO sera plus limité, dans le sens où la catégorie résiduelle ‘toute autre personne ou organisation’ devra démontrer un intérêt légitime avant de pouvoir accéder aux données de ces redevables d’information.
Sanction
En cas de non-communication des informations requises, les administrateurs des redevables d’information en défaut encourent une amende administrative de €250 à €50.000.
Comment vous préparer?
Le registre UBO entrera en vigueur le 31 octobre 2018. Vous pouvez toutefois anticiper cette entrée en vigueur en prenant dès à présent les mesures suivantes:
- vérifier à quelle catégorie de redevables d’information votre organisation appartient (sociétés, ASBL, trusts...)
- collecter des informations précises et des pièces justificatives à propos de vos bénéficiaires effectifs
- veiller à ce qu’une personne de votre organisation (représentant légal ou mandataire), munie d’une e-ID, puisse compléter les informations demandées au nom de votre organisation via la plate-forme électronique ‘MyMinFin’
- implémenter des procédures au sein de votre organisation, de façon à ce que toute modification des informations relatives à vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.
Les informations ci-dessus sont un résumé succinct des nouvelles règles et ne sont donc certainement pas complètes. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site web officiel du SPF Finances.
Vous pouvez évidemment aussi vous adresser à votre personne de contact habituelle chez Grant Thornton pour obtenir de plus amples informations, des conseils ou une assistance dans le cadre de l’exécution de vos obligations d’identification des bénéficiaires effectifs.
