En application de l’arrêté royal du 23 septembre 2020[1], les sociétés et les asbl ne peuvent plus se limiter à enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Elles doivent dès à présent télécharger des documents justificatifs démontrant que les informations relatives à un bénéficiaire effectif sont adéquates, exactes et actuelles.
Depuis 2019, les sociétés, les a(i)sbl, fondations, trusts, etc., sont tenus d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO (abréviation anglaise désignant ces bénéficiaires). Depuis le 11 octobre 2020, une obligation supplémentaire leur est imposée, à savoir joindre par l’intermédiaire de la plateforme en ligne tout document démontrant que les informations relatives à un UBO sont adéquates, exactes et actuelles.
Quels sont les documents à enregistrer ?
Selon le porte-parole du SPF Finances, M. Francis Adyns, « c’est au redevable de l’information qu’il incombe de déterminer quel document prouve que les informations introduites sont exactes et actuelles ». Il peut s’agir d’une copie du registre des parts, des statuts, d’un pacte d’actionnaires ou d’un acte notarié. Dans le cas de bénéficiaires effectifs indirects, on peut également songer à une copie de la structure de l’organisation, datée et signée par l’organe d’administration.
Enfin, l’administration précise également que les documents provenant d’un pays tiers doivent être légalisés.
Quels sont les délais ?
Les organisations ayant enregistré leurs bénéficiaires effectifs avant le 11 octobre 2020 ont jusqu’au 30 avril 2021 pour télécharger les documents.
Les organisations enregistrant leurs bénéficiaires effectifs après le 11 octobre 2020 doivent communiquer sans délai la documentation requise.
Qui a accès à ces documents ?
Ce sont en premier lieu les autorités de lutte contre le blanchiment de capitaux qui ont accès au registre UBO. Le fisc (!), les notaires, les avocats, les réviseurs d’entreprises et les experts-comptables peuvent également le consulter. Enfin, un citoyen a aussi accès à ce registre, mais les informations qu’il peut consulter sont limitées aux renseignements de base, comme le nom du bénéficiaire effectif.
La documentation elle-même n’est accessible qu’aux autorités anti-blanchiment.
[1] Arrêté royal du 23 septembre 2020 modifiant l’arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO
