Helaas wordt elke onderneming op jaareinde geconfronteerd met openstaande klantenvorderingen. Soms is dit louter een vergetelheid vanwege de klant, maar mogelijks gaat het om facturen waarvan de inning twijfelachtig is omdat de klant niet akkoord gaat met de factuur of omdat de klant financiële problemen heeft. In dit laatste geval rijst de vraag hoe en wanneer u dit verlies in resultaat kan nemen.
Verliezen op handelsvorderingen zijn immers slechts fiscaal aftrekbaar wanneer ze zeker en vaststaand zijn. Zodra dit bewijs kan geleverd worden is de minderwaarde een aftrekbare kost voor het boekjaar waarin het verlies van de vordering zeker en vaststaand is geworden.
We bekijken deze vraag kort op basis van de verschillende stadia, startend van een ‘onzekere vordering’ (dubieuze debiteur) tot het moment waarop het verlies zeker en vaststaand is.
Om problemen bij een fiscale controle te vermijden, is het zeer belangrijk om jaarlijks alle openstaande klanten grondig te evalueren en tijdig de juiste actie te ondernemen.
Een klant weigert te betalen
We spreken van een ‘onzekere vordering’ wanneer er voor het geheel of een gedeelte van de vordering onzekerheid bestaat over de betaling hiervan op de vervaldag.
Het bestuursorgaan is dan verantwoordelijk om een juiste inschatting te maken van de invorderbaarheid van de vordering. Indien deze onzeker is, kan men de klantenvordering overboeken naar de rekening 407 Dubieuze debiteuren.
Vervolgens moet men een inschatting maken van de invorderbaarheid. Voor het deel dat men als risico inschat, kan men een provisie aanleggen op rekening 6340 (D) & 409 (C) “Waardeverminderingen op handelsvorderingen”. Op die manier kan de onzekere vordering uit het resultaat worden gehaald. Dit hoeft niet voor de volledige vordering te zijn en kan dus bijvoorbeeld voor 50% zijn, afhankelijk van de inschatting van het risico. Hoewel de vordering in principe wordt opgenomen voor haar nominale waarde (i.e. inclusief btw), dient de boeking van de waardevermindering op deze vordering exclusief btw te gebeuren. Immers, in principe zal de btw op een later tijdstip kunnen worden teruggevraagd wanneer de voorwaarden daartoe vervuld zijn.
Om (fiscaal) aftrekbaar te zijn, is vereist dat de waardevermindering werd geboekt om het hoofd te bieden aan scherp omschreven verliezen die volgens de aan de gang zijnde gebeurtenissen waarschijnlijk zijn en waarvan de waarschijnlijkheid blijkt uit bijzondere tijdens het belastbare tijdperk voorgekomen omstandigheden (en dus niet uit een louter algemeen risico). Ze moeten ook individualiseerbaar zijn. Globale of forfaitaire waardeverminderingen zijn dus niet aftrekbaar. Om de fiscale aftrekbaarheid te verzekeren, moeten de nodige bewijsstukken (bijvoorbeeld correspondentie met de klant) ter beschikking worden gehouden van de belastingadministratie. Ook voor de latere recuperatie van de btw is het houden van deze bewijsstukken zeer belangrijk.
Het dubieuze karakter moet kunnen worden aangetoond en het totaalbedrag moet ook worden verantwoord in een opgave 204.3 als bijlage van de aangifte in de vennootschapsbelasting. De verleende vrijstelling blijft verworven zolang de belastingplichtige de waarschijnlijkheid van het verlies aantoont. Als het verlies definitief is of als het verwachte verlies niet langer kan worden verantwoord, moet de waardevermindering worden teruggenomen en wordt deze aangemerkt als winst van het belastbaar tijdperk van terugname.
De onzekere vordering blijft onbetaald
Indien de schuld oninbaar blijkt ondanks meerdere aanmaningen (en na het eventueel inzetten van bijkomende middelen om de schuld te innen), kunnen verdere stappen overwogen worden.
Wanneer de schuldeiser kan aantonen dat hij voldoende inspanningen heeft geleverd om het openstaande saldo te innen, maar de schuld oninbaar blijft, kan alvast de btw worden teruggevorderd. Dit kan via de periodieke btw-aangifte op voorwaarde dat er een ‘verbeterend stuk’ (of creditnota) wordt uitgereikt aan de klant voor het terugvorderbare bedrag met een verwijzing naar de onderbouwende documentatie die aantoont dat alles werd gedaan om deze schuldvordering te recupereren. Het boeken als “Waardeverminderingen op handelsvorderingen” is op zich onvoldoende bewijs om de terugvordering van de btw te rechtvaardigen. In de praktijk wordt aangeraden om het btw-controlekantoor te laten bevestigen dat de genomen invorderingsstappen volstaan om de btw te recupereren.
Dit zal meestal niet volstaan om de controleur vennootschapsbelasting te overtuigen van een definitieve vrijstelling, zodat de provisie moet aangehouden worden (en jaarlijks opgenomen worden op opgave 204.3).
Als nadien de onzekere vordering toch nog (geheel of gedeeltelijk) wordt betaald, moet de btw, begrepen in de sommen, alsnog worden teruggestort door de schuldeiser. De btw moet dan worden opgenomen in het bedrag van de verschuldigde btw met betrekking tot de periode waarin de storting is ontvangen. Op dat moment moet ook de geboekte waardevermindering worden teruggenomen om het betaalde gedeelte (boekhoudkundig en fiscaal) in resultaat te nemen.
De klant ondergaat een gerechtelijke reorganisatie
Wanneer een klant beslist om over te gaan tot een gerechtelijke reorganisatie, is de invordering van de openstaande facturen afhankelijk van het gekozen type van reorganisatie. De openstaande vorderingen en de geboekte waardevermindering moeten dan worden aangepast in functie van de uitkomst van deze procedures. We verwijzen hiervoor naar ons artikel hierover.
Er zijn namelijk drie types van reorganisatie, met elk hun eigen gevolgen op de vorderingen.
Het minnelijk akkoord
De schuldenaar sluit met minstens twee schuldeisers een minnelijk akkoord onder toezicht van een gedelegeerd rechter die het akkoord zal bekrachtigen en uitvoerbaar verklaren. Het akkoord is enkel bindend voor de betrokken partijen. De rechtbank kan ook gematigde betalingstermijnen toestaan en schuldeisers dwingen om een uitstel toe te staan. De onderneming geniet voor een periode van maximum 6 maanden (verlengbaar tot 18 maanden) bescherming tegen haar schuldeisers.
De btw op de schuldvorderingen waarvan de vermindering werd opgetekend in het akkoord, is terugvorderbaar op de datum van het vonnis dat het minnelijk akkoord vaststelt en uiteraard opnieuw op voorwaarde dat er een verbeterend stuk (of creditnota) wordt uitgereikt aan de klant voor het terugvorderbare bedrag.
Het collectief akkoord
De schuldenaar probeert tot een akkoord te komen met alle schuldeisers en een reorganisatieplan wordt opgesteld om binnen maximaal 5 jaar de schulden geheel of gedeeltelijk af te betalen. Als het plan wordt aanvaard en uitgevoerd, blijft de onderneming bestaan en worden de eventuele resterende schulden kwijtgescholden. Het plan kan maar worden goedgekeurd als de meerderheid van de schuldeisers akkoord gaat. Na bekrachtiging van het plan door de rechtbank is het bindend voor alle schuldeisers.
De btw op de schuldvorderingen waarvan de vermindering werd opgetekend in het reorganisatieplan, is terugvorderbaar op de datum van de bekrachtiging door de rechtbank. Daartoe moet ook een verbeterend stuk of creditnota worden uitgereikt.
De overdracht onder gerechtelijk gezag
Op vraag van de schuldenaar wordt een gerechtsmandataris aangesteld door de ondernemingsrechtbank. Deze heeft als opdracht de bestaande activa en/of de activiteiten te verzilveren. In de meerderheid van de gevallen wordt de onderneming na de overdracht failliet verklaard of deficitair vereffend.
De btw op de schuldvorderingen die ten gevolge van de overdracht niet konden worden aangezuiverd is terugvorderbaar op de datum van de uitspraak tot sluiting van de procedure van gerechtelijke reorganisatie door overdracht onder gerechtelijk gezag. Daartoe moet ook een verbeterend stuk of creditnota worden uitgereikt.
De klant gaat failliet of in vereffening
Indien een klant failliet wordt verklaard of in vereffening gaat, is het van belang om zo snel mogelijk een aangifte van de vordering in te dienen bij de curator. Deze zal dan nagaan of er bij afsluiting van het faillissement of de vereffening voldoende middelen zijn om alle schuldeisers (geheel of gedeeltelijk) te betalen.
Bij een faillissement kan de afgedragen btw reeds worden teruggevraagd vanaf de datum van het vonnis van faillietverklaring. Het is dus niet nodig om de sluiting af te wachten en de schuldeiser moet ook geen verbeterend stuk (of creditnota) uitreiken om de btw te kunnen terugvorderen. Een soortgelijke bijzondere regeling werd helaas niet voorzien voor de vereffening. In dat geval geldt dus de algemene regel (zie hierboven) en moet dus nog wel een verbeterend stuk worden uitgereikt.
Er zijn verschillende soorten schuldeisers: de bijzonder bevoorrechte schuldeisers (bijvoorbeeld de hypothecaire schuldeiser, de pandhoudende schuldeiser, …), de algemeen bevoorrechte schuldeisers (curator, personeel, btw en belastingen, sociale zekerheid) en de niet-bevoorrechte schuldeisers (de gewone schuldeisers).
De meeste leveranciers behoren tot de gewone schuldeisers en zullen dus achteraan in de rij belanden. In dit kader wensen we ook te wijzen op het belang om in uw algemene verkoopsvoorwaarden te voorzien in een eigendomsvoorbehoud bij de levering van goederen. Op die manier blijven de goederen eigendom van de verkoper tot op het moment dat deze volledig betaald zijn. Wanneer de betaling dan toch uitblijft, kan de verkoper middels zijn eigendomsvoorbehoud de goederen terugvorderen. Dit kan zelfs nadat de koper failliet is verklaard.
De sluiting van een faillissement of vereffening is de meest duidelijke situatie waar het verlies van schuld zeker en vaststaand is. Het moment van de afsluiting van de vereffening van het faillissement van de klant is hierbij bepalend.
Wanneer de schuldeiser in het bezit is van het vonnis van faillietverklaring of van een geïndividualiseerd attest van de curator waaruit blijkt dat desbetreffende schuldvordering volledig en definitief verloren is, kan het verlies als zeker en vaststaand worden beschouwd. Boekhoudkundig boekt men het verlies dan op een 642 rekening "Minderwaarde op de realisatie van handelsvorderingen", draait men de provisie terug en verdwijnt deze van de opgave 204.3. Dit heeft dan ook in principe geen impact op uw boekhoudkundig (en fiscaal) resultaat.
Deze minderwaarde is een aftrekbare kost voor het boekjaar waarin het verlies van de vordering zeker en vaststaand is geworden (eenjarigheidsbeginsel). Als een vordering niet wordt afgeboekt in het jaar waarin deze vordering definitief verloren is gegaan, bestaat het risico dat de fiscus de aftrek niet meer aanvaardt.
Schrijf u in op onze nieuwsbrief
