(update 21/03/2023)
Alle Belgische vennootschappen die lid zijn van Grant Thornton International Ltd. (hierna gezamenlijk, “Grant Thornton”, “wij”, “ons” en “onze” genoemd) begrijpen hoe belangrijk privacy is voor u en respecteren uw privacy.
Gelieve deze privacyverklaring aandachtig te lezen. Wij leggen erin uit:
- Welke gegevens wij verzamelen
- Hoe wij uw gegevens verzamelen
- Hoe wij uw gegevens gebruiken
- Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door
- Hoe lang bewaren wij uw gegevens
- Hoe wij uw gegevens beveiligen
- Hoe oefent u uw rechten als betrokkene uit
- Wijzigingen van deze privacyverklaring
1. Welke gegevens wij verzamelen
De categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen onder meer betreffen:
- identificatiegegevens en contactinformatie: naam en voornaam, gebruikersnaam, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, rijksregisternummer, paspoortnummer, identiteitskaartnummer, kopie van paspoort of identiteitskaart, ondernemingsnummer, bis-registernummer, nummerplaat, enz.
- persoonlijke bijzonderheden en gegevens betreffende de samenstelling van een gezin: geslacht, leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, immigratiestatuut, burgerlijke staat, huwelijk of vorm van samenleven, namen van de echtgeno(o)t(e) of van de partner, naam van de kinderen, aantal kinderen, personen ten laste, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, datum van echtscheiding, enz.
- financiële en fiscale gegevens en gegevens betreffende verzekeringen, contracten en eigendommen: bankrekeningnummers, financiële middelen (inkomsten, beroepskosten, schulden, enz.), hypotheken en kredieten, soort verzekeringen, betaalde premies, betaalde belastingen, teruggaven van belastingen, ontvangen uitkeringen en dividenden, rechten op onroerende en roerende goederen, intellectuele eigendomsrechten, aandelenbezit, contractuele voorwaarden, precontractuele informatie, geschillen, enz.
- afbeeldingen en audiovisuele opnamen: foto’s, videofilmpjes op onze website en sociale media, enz.
- gegevens die verband houden met de levering van onze producten en diensten en de prospectie daartoe: offertes, facturen, betalingsgegevens, geleverde producten en diensten, contracten, enz.
- gegevens betreffende functies en tewerkstelling: functietitel, loopbaan, verloning, toegekende voordelen, opleiding, behaalde diploma’s, certificaten en vergunningen, specifieke beroepsbekwaamheden, beëindigingsvoorwaarden, enz.
- marketinggegevens en gegevens betreffende het gebruik van onze website en sociale media: marketingsvoorkeuren, opt-in en opt-out verzoeken, deelname aan door Grant Thornton georganiseerde events, posts op de door ons geëxploiteerde sociale media-applicaties (facebook, instagram, blogs, forums, enz.), browsertype, taalvoorkeur, IP-adres, enz.
- gegevens betreffende klachten, verzoeken en de afhandeling daarvan.
Verder is het mogelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen die een zogenaamd “gevoelig” karakter hebben (bijzondere categorieën van gegevens), zoals:
- gezondheid, bijvoorbeeld een handicap of andere specifieke medisch toestand (allergie, …) waar wij rekening mee moeten houden wanneer de betrokkene onze bedrijfsgebouwen betreedt of wanneer wij een business lunch organiseren
- politieke of levensbeschouwelijke overtuiging, bijvoorbeeld in het kader van de sociale verkiezingen, van vakbondsafgevaardigden, due diligence opdrachten, sociaalrechtelijk advies, enz.
- strafrechtelijke gegevens, bijvoorbeeld verkeersboetes van onze werknemers, uittreksel uit het strafregister in het kader van de assistentie bij immigratieaanvragen, enz.
Onze producten, diensten en website zijn niet gericht of afgestemd op kinderen. Derhalve verzamelen en bewaren wij, behoudens eventueel van onze werknemers en in het kader van specifieke diensten aan bepaalde klanten, persoonsgegevens van kinderen niet op een actieve intentionele wijze.
2. Hoe wij uw gegevens verzamelen
Wij verzamelen op verschillende wijzen persoonsgegevens, met name persoonsgegevens die wij ontvangen:
- van de betrokkene zelf
- van de werkgever van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer onze klant of leverancier een onderneming is en de betrokkene door deze onderneming als contactpersoon wordt aangewezen, wanneer wij een due diligence uitvoeren, of wanneer wij in het kader van onze dienstverlening aan de werkgever van de betrokkene persoonsgegevens dienen te verwerken
- van onze klanten, over hun klanten, leveranciers en andere betrokkenen wiens persoonsgegevens zij verzamelen
- van andere partijen, bijvoorbeeld overheidsinstanties of de raadgevers en andere adviseurs van de betrokkene, of wanneer onze klant informatie versterkt over zijn familieleden bijvoorbeeld in het kader van onze fiscale of juridische dienstverlening
- via het gebruik door de betrokkene van onze website, sociale media en andere tools
- publiek beschikbare informatie.
3. Hoe wij uw gegevens gebruiken
De persoonsgegevens die wij verwerken zijn steeds afhankelijk van de concrete omstandigheden, bijvoorbeeld de aard van de dienst of het product die/dat wij dienen te verstrekken, de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, de gerechtvaardigde belangen die wij daartoe hebben of de specifieke toestemming die u ons daartoe gegeven heeft.
Wij verwerken uw persoonsgegevens in verband met de onderstaande scenario’s op basis van het uitvoeren van een overeenkomst of/en het behartigen van gerechtvaardigd belang:
- levering van producten of diensten aan onze (potentiële)klanten
- verwerking in het kader van onze eigen administratieve, boekhoudkundige en vennootschapsrechtelijke verplichtingen
- interne risico-analyses, audits, kwaliteits- en veiligheidscontrole
- direct marketing.
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens van onze klanten of contactpersonen bij onze klanten te verwerken voor het verzenden, via elektronische weg, van reclameboodschappen, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor commerciële events en dergelijke meer, mits deze betrekking hebben op gelijkaardige producten en diensten. U heeft echter recht te allen tijde er bezwaar tegen te maken, onverminderd de rechtmatigheid van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang vóór uw uitoefening van recht. Zie sectie 7 voor meer informatie: Hoe oefent u uw rechten als betrokkene uit.
In sommige gevallen hebben wij een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verwerken teneinde onze onafhankelijkheidscontroles uit te voeren, bijvoorbeeld:
- Als werkgever hebben wij onder meer de verplichting om bepaalde gegevens, zoals het rijksregisternummer, de burgerlijke staat en gezinssituatie van onze werknemers te verzamelen en desgevallend door te geven aan de bevoegde overheidsinstanties.
- In het kader van onze beroepsactiviteiten hebben wij de verplichting om bepaalde informatie betreffende onze klanten, hun management en hun stakeholders te verzamelen en desgevallende aan de bevoegde overheidsinstanties door te geven, bijvoorbeeld de identificatieplicht in het kader van de antiwitwaswetgeving en fraudebestrijding.
Wij verwerken de volgende gegevens op grond van uw toestemming:
- Direct Marketing: met uw toestemming verwerken wij uw e-mailadres en/of telefoonnummer voor marketingdoeleinden.
- Cookie: wij gebruiken de essentiële cookiegegevens wanneer u op de website navigeert, en met uw toestemming gebruiken we de non-essentiële cookiegegevens voor marketing- en analysedoeleinden. U vindt meer informatie over ons gebruik van cookies in onze cookie policy.
U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken, onverminderd de rechtmatigheid van verwerking op basis van toestemming vóór uw intrekking. Zie sectie 7 voor meer informatie: Hoe oefent u uw rechten als betrokkene uit.
4. Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door
Aangezien wij deel uitmaken van een wereldwijd netwerk, kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt of geraadpleegd in het land/de regio waar u onze producten en diensten gebruikt of in andere landen/regio's waar Grant Thornton (incl. Grant Thornton International Ltd. en zijn leden), zijn dienstverleners, verwerkers, adviseurs, commerciële partners, of inspectiediensten van overheids- en gerechtelijke instanties aanwezig zijn.
Indien er geen adequaatheidsbesluit van de Commissie is voor het bestemmingsland, zullen wij bij doorgiften van persoonsgegevens gebruik maken van passende waarborgen, zoals beschreven in artikel 46 van de AVG, en dergelijke overdrachten en technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden gedocumenteerd overeenkomstig artikel 30 van de AVG. We maken bijvoorbeeld gebruik van standaardcontractbepalingen om de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) te beschermen, en ervoor te zorgen dat er een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming van toepassing is op uw persoonsgegevens, zelfs als de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming niet rechtstreeks van toepassing is.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de bovengenoemde doeleinden, tenzij een verlenging van de bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is. De bewaartermijn kan variëren per toepassingsgeval, product en dienst. Wij bepalen de bewaartermijn door de volgende punten in overweging te nemen:
- de tijd die nodig is om persoonsgegevens te bewaren voor zakelijke doeleinden, waaronder het leveren van producten en diensten
- het bijhouden van bijbehorende transactie- en bedrijfsadministratie
- het controleren en verbeteren van de prestaties en kwaliteit van producten en diensten
- het waarborgen van de veiligheid van systemen, producten en diensten
- het behandelen van mogelijke vragen of klachten van klanten of andere belanghebbenden
- de vereisten van wetten, contracten en andere richtlijnen inzake het bewaren van gegevens
- de sectorale normen voor bewaartermijnen
- enz.
6. Hoe wij uw gegevens beveiligen
We doen er alles aan om uw gegevens op de best mogelijk manier te beschermen. Wij beschikken over een kader van beleidsregels, procedures en opleidingen inzake beroepsgeheim, gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en veiligheid. Wij gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -maatregelen om uw privacy te garanderen. Bovendien beoordelen en evalueren we die technologieën en maatregelen herhaaldelijk om uw gegevens veilig te houden.
7. Hoe oefent u uw rechten als betrokkene uit
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschikt u als betrokkene over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over uw persoonsgegevens:
- recht om uw gegevens in te kijken
- recht om uw gegevens aan te passen
- recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
- recht om de gegevensverwerking te beperken
- recht om uw gegevens te laten wissen
- recht om uw eerder gegeven toestemming in te trekken
- recht om uw gegevens over te dragen
- recht om klachten in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.
Wij dienen u erop te wijzen dat deze rechten niet altijd absoluut zijn, dat wij in bepaalde omstandigheden gerechtigd zijn of zelfs wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens verder te verwerken en dat wij derhalve niet steeds (volledig) aan uw verzoek kunnen tegemoetkomen. In dat geval zullen wij u hierover informeren.
U kan deze rechten kosteloos uitoefenen, behoudens in geval van misbruik en in welk geval wij gerechtigd zijn administratiekosten aan te rekenen om aan uw verzoek te voldoen.
Indien wij in onze relatie met onze klant, van wie wij uw gegevens als betrokkene ontvingen, slechts als verwerker optreden, zullen wij u hierover inlichten en dient u uw verzoek tot uitoefening van uw rechten tot onze klant te richten.
Voor alle vragen in verband met de uitoefening van uw rechten kan u zich richten tot: privacyrights@be.gt.com.
8. Wijzigingen van deze privacyverklaring
In verband met de verdere ontwikkeling van onze website, producten en diensten, alsook de wijziging van toepasselijke wetgeving, kunnen wij deze privacyverklaring bijwerken. Daarom raden wij u aan, deze privacyverklaring van tijd tot tijd opnieuw door te lezen. U kan te allen tijde de meest recente versie van deze privacyverklaring terugvinden op onze website.
