Door middel van twee adviezen die in de loop van 2022 zijn gepubliceerd, heeft de Commissie voor Boekhoudkundige Normen de openbaarmakingsverplichtingen verduidelijkt waaraan vennootschappen zijn onderworpen vanaf het moment dat zij onder een ontbindings- of vereffeningsregeling vallen. Hieronder vatten wij de belangrijkste aspecten samen.
Ontbinding en vereffening: twee normaal gesproken opeenvolgende fasen
Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voorziet in drie manieren waarop ontbinding kan plaatsvinden:
- ofwel vrijwillig, dat wil zeggen na een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders dat op elk moment kan worden genomen
- ofwel van rechtswege, dat wil zeggen als gevolg van een door de wet omschreven feit of gebeurtenis
- ofwel door een gerechtelijke beslissing.
In dit artikel focussen we op de eerste situatie van vrijwillige ontbinding en de formaliteiten die daaruit voortvloeien.
Nadat het bestuursorgaan van de vennootschap de vrijwillige ontbinding heeft overwogen, moeten verschillende stappen worden ondernomen voordat de vergadering tot ontbinding besluit:
- toelichting van het voorstel tot vrijwillige ontbinding door het bestuursorgaan in een specifiek verslag dat vermeld wordt in de agenda van de algemene vergadering die zich over de ontbinding moet uitspreken
- voorbereiding van een staat van activa en passiva die niet meer dan drie maanden voorafgaand aan de algemene vergadering die over het voorstel tot ontbinding moet besluiten, is vastgesteld
- overmaking van deze financiële staat aan de commissaris of, bij zijn ontstentenis, een bedrijfsrevisor of een externe accountant die door het bestuursorgaan wordt aangewezen om deze staat te controleren, en in het bijzonder door middel van een specifiek verslag aan te geven of het een getrouw beeld geeft van de toestand van de vennootschap
- oproeping van de algemene vergadering met overmaking van een kopie van de hierboven vermelde verslagen en van de staat van activa en passiva van de vennootschap.
In geval van ontbinding van een besloten vennootschap, een coöperatieve vennootschap, een naamloze vennootschap, een Europese vennootschap of een Europese coöperatieve vennootschap moet de algemene vergadering zich dan voor een notaris uitspreken op basis van het quorum dat van toepassing is in geval van statutenwijziging. De notaris gaat ook na of de bovengenoemde formaliteiten zijn vervuld, zowel wat betreft het bestaan als de externe wettigheid ervan.
Nadat de vennootschap is ontbonden door een gunstige stemming van de aandeelhouders, blijft ze bestaan met het oog op de vereffening, tot de vereffening kan worden voltooid. De vereffeningsfase volgt dus onmiddellijk op de voorbereidende fase van de ontbinding en het daadwerkelijk genomen besluit tot ontbinding.
Voor de uitvoering van deze vereffeningsfase wordt een vereffenaar of een college van vereffenaars aangesteld door de algemene vergadering die tot de ontbinding van de vennootschap heeft besloten.
De vereffenaar moet regelmatig verslag uitbrengen over de voortgang van de vereffening waarvoor hij verantwoordelijk is en moet voor elk boekjaar waarvoor hij verantwoordelijk is de jaarrekening van de vennootschap ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering, met vermelding van de redenen waarom de vereffening niet kon worden voltooid.
Op te merken valt dat er niet aan de algemene vergadering wordt gevraagd om de jaarrekening die op die manier tijdens de vereffeningsfase door de vereffenaar is opgesteld, goed te keuren of af te keuren. Die goedkeuring is pas vereist voor de laatste rekeningen die na afloop van de vereffening worden opgesteld.
Ontbinding en vereffening: gelijktijdig mogelijk
Onder strikte voorwaarden is het mogelijk de vennootschap te ontbinden en te vereffenen in één enkele akte voor een notaris (voor de meeste vennootschappen), waarbij geen vereffenaar hoeft te worden aangesteld. De definitieve vereffening van de vennootschap wordt dan onmiddellijk afgesloten.
Om op die manier te werk te kunnen gaan, is vereist dat:
- alle schulden ten aanzien van vennoten, aandeelhouders of derden die zijn vermeld in de staat van activa en passiva, zijn terugbetaald of de nodige gelden om die te voldoen zijn geconsigneerd
- de commissaris of, als er geen commissaris is, de bedrijfsrevisor of externe accountant die een verslag opmaakt, deze betaling of consignatie in de conclusies van zijn verslag bevestigt
- de algemene vergadering van vennoten of aandeelhouders zich in één akte uitspreekt over de ontbinding en de sluiting van de vereffening:
- met unanieme instemming van alle vennoten in een vennootschap onder firma of een commanditaire vennootschap
- met eenparigheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders voor zover zij, in een besloten vennootschap of een coöperatieve vennootschap, ten minste de helft van het totaal aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen of, in een naamloze vennootschap, ten minste de helft van het kapitaal vertegenwoordigen.
Op te merken valt dat de terugbetaling of consignatie niet is vereist voor de schulden aan vennoten, aandeelhouders of derden van wie de schuldvordering is opgenomen in de staat van activa en passiva, en die schriftelijk hebben bevestigd in te stemmen.
Weerslag van de ontbindingsbesluiten op de openbaarmaking van de jaarrekening
Op basis van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen leidt de ontbinding ook tot de afsluiting van het boekjaar.
Bijgevolg zijn voor het boekjaar waarin het besluit tot ontbinding wordt genomen, twee publicaties van jaarrekeningen vereist:
- een jaarrekening voor de periode vanaf de eerste dag van het boekjaar tot de datum van het besluit tot vereffening: deze jaarrekening moet worden goedgekeurd door de algemene vergadering en worden openbaar gemaakt bij de Nationale Bank van België (voor vennootschappen die onderworpen zijn aan de openbaarmakingsverplichting)
- de jaarrekening voor de periode vanaf de datum van het besluit tot vereffening tot de afsluitdatum van het boekjaar: deze jaarrekening hoeft niet te worden goedgekeurd door de algemene vergadering, maar wordt niettemin openbaar gemaakt in het belang van derden, zoals bepaald in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (voor vennootschappen die onderworpen zijn aan de openbaarmakingsverplichting).
Deze openbaarmakingen moeten plaatsvinden binnen dertig dagen na de datum van de algemene vergadering waarin de rekeningen zijn meegedeeld en eventueel goedgekeurd. De neerlegging moet in elk geval uiterlijk zeven maanden na de afsluiting van het maatschappelijk boekjaar plaatsvinden.
De complexiteit ligt uiteraard in de stappen die moeten worden ondernomen wanneer wordt gekozen voor een onmiddellijke afsluiting van de vereffening van de vennootschap of tijdens het laatste boekjaar waarin de afsluiting van de vereffening na een vereffeningsfase wordt uitgesproken.
Er moet immers voor worden gezorgd dat de algemene vergadering tijdig de laatste openbaar te maken jaarrekening kan goedkeuren waarover zij zich nog niet heeft kunnen uitspreken, voordat de akte wordt verleden waarin het zuivere einde van het bestaan van de vennootschap en dus van de vergadering wordt bevestigd. Dit moet dus uiterlijk op de dag van de laatste algemene vergadering gebeuren.
Op het eerste gezicht lijkt dit ingewikkeld, aangezien in theorie de jaarrekening die op de datum van de laatste algemene vergadering is vastgesteld, moet worden meegedeeld voordat die vergadering heeft plaatsgevonden. Dit geval is nog moeilijker wanneer deze documenten vooraf aan een externe commissaris moeten worden meegedeeld.
Naar de mening van de Commissie wordt dit het best praktisch zo georganiseerd door een standstill in acht te nemen tussen de datum waarop de jaarrekening vooraf moet worden meegedeeld en de datum van de laatste vereffeningsakte van de vennootschap die ook de datum van goedkeuring van de laatste rekeningen zal zijn. Met andere woorden, alle definitieve financiële transacties moeten vroegtijdig en weloverwogen worden afgewikkeld.
