Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) legt de naleving van meerdere regels op om de solvabiliteit en de continuïteit van ondernemingen te waarborgen en zo derden gerust te stellen. De alarmbelprocedure is een van de verplichtingen die niet mogen worden verwaarloosd wanneer bepaalde voorwaarden zijn vervuld. Anders kan de aansprakelijkheid van de bestuurders in het gedrang komen.
Nettoactief als centraal controlepunt
Zowel voor kapitaalvennootschappen (bijvoorbeeld naamloze vennootschappen) als voor kapitaalloze vennootschappen (bijvoorbeeld besloten vennootschappen) moet het bestuursorgaan regelmatig het bedrag van het nettoactief van hun vennootschap monitoren.
Sinds de inwerkingtreding van het WVV wordt dit nettoactief altijd berekend als het totaalbedrag van de activa, verminderd met de voorzieningen, de schulden en, behoudens in uitzonderlijke gevallen te vermelden en te motiveren in de toelichting bij de jaarrekening, de nog niet afgeschreven bedragen van de oprichtings- en uitbreidingskosten en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling. Vanuit een louter praktisch standpunt verduidelijkt de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) overigens dat dergelijke uitzonderlijke gevallen zich zelden voordoen, zodat bij de berekening van het nettoactief nagenoeg altijd rekening wordt gehouden met de nog niet afgeschreven bedragen.
Zodra het nettoactief is berekend, hangt de verdere procedure af van de vraag of de vennootschap een kapitaalvennootschap of een kapitaalloze vennootschap is.
Kapitaalvennootschap
Bij een kapitaalvennootschap moet men bijzonder waakzaam zijn voor de aanwezigheid van verliezen. Zodra deze verliezen tot gevolg hebben dat het nettoactief tot minder dan de helft van het maatschappelijk kapitaal is gedaald, komen er immers nieuwe verplichtingen op het bestuursorgaan te rusten:
- voorstel aan de algemene vergadering tot ontbinding van de vennootschap of opstelling van een bijzonder verslag aan de aandeelhouders waarin de door het bestuursorgaan voorgestelde maatregelen om de continuïteit van de vennootschap te vrijwaren worden gerechtvaardigd
- verplichting om op te roepen tot een algemene vergadering binnen twee maanden na de datum waarop het verlies werd vastgesteld of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen had moeten worden vastgesteld om te besluiten over de ontbinding van de vennootschap of over in de agenda aangekondigde maatregelen om de continuïteit van de vennootschap te vrijwaren.
Naleving van deze procedure is van groot belang want de door derden geleden schade zal, behoudens tegenbewijs, geacht worden voort te vloeien uit de niet-bijeenroeping door het bestuursorgaan, voor zover de algemene vergadering niet daadwerkelijk binnen de gestelde termijn werd bijeengeroepen.
Specifiek voor naamloze vennootschappen kunnen de sancties ook aanzienlijk zijn, want een vermindering van het nettoactief tot minder dan € 61.500 geeft elke belanghebbende partij of het openbaar ministerie het recht de ontbinding van de betrokken vennootschap rechtstreeks bij de rechtbank te vorderen.
Kapitaalloze vennootschap
Bij een kapitaalloze vennootschap moet worden nagegaan of het nettoactief niet negatief is geworden of dreigt te worden.
In dat geval gelden dezelfde formaliteiten als voor kapitaalvennootschappen, steeds met een termijn van twee maanden om ze te vervullen, te rekenen vanaf de datum waarop de kritieke toestand werd vastgesteld of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen had moeten worden vastgesteld.
Bovendien geldt specifiek voor kapitaalloze vennootschappen dat dezelfde procedure moet worden gevolgd wanneer het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer vaststaat dat de vennootschap, volgens redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, in staat zal zijn om gedurende minstens de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden.
In tegenstelling tot bij kapitaalvennootschappen stellen we dus vast dat het bestuursorgaan nog meer als taak heeft om zoveel mogelijk te anticiperen op de toekomstige resultaten van de vennootschap, door middel van begrotingen en cash flow-plannen, zodat het zich kan verzekeren van de aanwezigheid van voldoende liquiditeit om de activiteit ten minste één jaar te dekken, en tegelijkertijd het risico kan afwenden van verslechterde toekomstige resultaten die op termijn tot een negatief nettoactief kunnen leiden.
De waakzaamheidsplicht van het bestuursorgaan is uiteraard geen jaarlijkse verplichting, maar moet doorlopend worden uitgeoefend, vooral omdat de zakenwereld in sommige sectoren tegenwoordig zeer volatiel is.
Weerslag op de toepasselijke waarderingsregels
Het feit dat een alarmprocedure wordt gestart, betekent daarom niet dat de continuïteit van de onderneming in gevaar is. De coronaviruscrisis is daar het beste voorbeeld van. Veel ondernemingen hebben bepaalde verliezen geleden, met als gevolg een negatief of te laag nettoactief, maar dat bijgevolg rechtvaardigt dat concrete maatregelen worden genomen om de continuïteit van de onderneming in deze moeilijke tijden te vrijwaren. En veel ondernemingen hebben deze crisis overleefd dankzij de adequate maatregelen die ze hebben getroffen, naast de steun van de verschillende regeringen.
In dat geval moet men volgens het advies van de CBN voor het opstellen van de jaarrekening de waarderingsregels van continuïteit van het bedrijf blijven toepassen, die wordt beoordeeld over een periode van ten minste twaalf maanden, te rekenen vanaf de afsluitdatum van het boekjaar.
Indien bij het in werking treden van de alarmprocedure duidelijk wordt dat er op lange termijn geen levensvatbare oplossing meer voorhanden is en de ontbinding van de vennootschap de enige mogelijke oplossing lijkt, moet onmiddellijk worden geopteerd voor de toepassing van specifieke discontinuïteitsregels, waarbij de waarderingsregels automatisch worden aangepast op de volgende punten:
- de nog niet afgeschreven oprichtingskosten moeten volledig worden afgeschreven;
- voor de vaste en de vlottende activa moet tot aanvullende afschrijvingen of waardeverminderingen worden overgegaan om de boekwaarde terug te brengen tot de vermoedelijke realisatiewaarde;
- voorzieningen moeten worden gevormd voor de kosten die verbonden zijn aan de stopzetting van de activiteiten, met name voor de aan het personeel uit te keren vergoedingen.
Tot besluit mogen we niet uit het oog verliezen dat het bestuursorgaan altijd moet beraadslagen over de maatregelen die moeten worden genomen om de continuïteit van de economische activiteit gedurende een minimumperiode van twaalf maanden te vrijwaren wanneer gewichtige en overeenstemmende feiten de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen.
Dit geldt los van een alarmprocedure, en dus ondanks de aanwezigheid van een ruimschoots positief nettoactief. Het komt er dus opnieuw op aan een adequate prognose voor de komende twaalf maanden op te stellen.
Conclusie
De financiële gezondheid van de onderneming moet dus nauwlettend worden opgevolgd, niet alleen op basis van de huidige resultaten, maar ook op basis van de verwachte resultaten.
De aansprakelijkheid van de bestuurders kan worden ingeroepen bij gebrek aan de nodige waakzaamheid en bij niet-naleving van de door het WVV opgelegde voorwaarden.
