Op 1 januari 2023 zijn een aantal wijzigingen in werking getreden die een impact hebben op de toepassing van de btw-aftrekregeling inzake ‘werkelijk gebruik’ waarvan gemengde btw-plichtigen gebruik kunnen maken.
De nieuwe regeling voert een verplichte elektronische voorafgaandelijke kennisgeving in voor bestaande en nieuwe btw-plichtigen die de regeling van het werkelijk gebruik al hanteren of wensen te hanteren.[i][1]
Algemeen
Gemengde btw-plichtigen, die zowel btw-belaste handelingen (die een recht op aftrek genereren) als btw-vrijgestelde handelingen verrichten (die geen recht op aftrek genereren[2]), dienen in België hun btw-aftrek te organiseren via het zogenaamde algemeen verhoudingsgetal.
Volgens de regels van het algemeen verhoudingsgetal moeten dergelijke btw-plichtigen hun btw in aftrek brengen volgens de verhouding van de breuk gevormd door het bedrag van de belaste uitgaande handelingen die gesteld zijn gedurende een kalenderjaar, en het totaal bedrag van alle verrichte handelingen (dat wil zeggen: de som van de btw-belaste en de btw-vrijgestelde handelingen) gedurende een kalenderjaar[3].
Als gemengde btw-plichtige kan je er ook voor opteren (of zelf verplicht worden) om de btw-aftrek op alle opgelopen kosten te organiseren volgens de regel van het werkelijk gebruik. Hierbij wordt geen btw-aftrek toegestaan op kosten die gelinkt zijn aan de btw-vrijgestelde activiteiten zonder recht op aftrek, en wordt 100% btw-aftrek toegestaan aan btw-belaste activiteiten.
Btw op kosten van een algemene aard kan daarentegen volgens een controleerbaar bijzonder verhoudingsgetal (of getallen) in aftrek worden gebracht.
Hoewel de overgang van de ene regeling naar de andere, in principe, steeds wordt toegepast op 1 januari van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarbinnen men de gemaakte keuze kenbaar maakte, werden in de praktijk door de Administratie vaak retroactieve toepassingen van de regel van het werkelijk gebruik toegestaan.
Deze niet geautomatiseerde procedure (via schriftelijke kennisgeving) en deze retroactieve toepassing van het werkelijk gebruik zorgden ervoor dat de Administratie deze procedure als zeer arbeidsintensief aanzag aangezien deze een onmiddellijke controle vereisten. De nieuwe regeling poogt hieraan nu een oplossing te bieden.
Nieuwe regeling
Start toepassing ‘Regel werkelijk Gebruik’ voor gemengde btw-plichtigen vanaf 2023 (begin kalenderjaar)
Wanneer een bestaande gemengde btw-plichtige vanaf januari 2023 de regel van het werkelijk gebruik wil toepassen, moet hij vóór het einde van het aangiftetijdvak van zijn eerste btw-aangifte van het kalenderjaar 2023 (dat wil zeggen vóór 31 januari 2023 voor de maandaangevers, en vóór 31 maart 2023 voor de kwartaalaangevers) een voorafgaandelijke elektronische kennisgeving verrichten via de applicatie E-604 die beschikbaar is via MyMinfin.
De uitgevoerde optie tot toepassing van de regel van het werkelijk gebruik start dan vanaf 1 januari 2023 en heeft uitwerking voor een onbepaalde tijd. De optie blijft minimaal van toepassing tot 31 december van het derde jaar volgend op het kalenderjaar waarin deze werd uitgeoefend. Als de optie werd uitgeoefend in 2023, blijft men bijgevolg gebonden aan de regel van het werkelijk gebruik als gemengde btw-plichtige tot 31 december 2026. Wenst u vanaf 2027 als gemende btw-plichtige terug over te stappen naar de regel van het algemeen verhoudingsgetal, dan zal u vóór 31 december 2026 hiervan opnieuw een kennisgeving moeten verrichten.
Bij gebrek aan een voorafgaandelijke kennisgeving blijft de oude regeling van toepassing.
Wilt u als gemengde btw-plichtige pas vanaf 1 januari 2024 overstappen naar de regel van het werkelijk gebruik, dan zal de kennisgeving ten laatste op het einde van het eerste aangiftetijdvak van het (lopende) kalenderjaar (dat wil zeggen 31 januari 2024 voor maandaangevers, en 31 maart 2024 voor kwartaalaangevers) moeten plaatsvinden.
Toepassing ‘Regel werkelijk gebruik’ bij overgang van gewone naar gemengde btw-plichtige
Wanneer een gewone btw-plichtige gedurende een lopend kalenderjaar handelingen stelt waardoor hij gemengde btw-plichtige wordt, en ook wenst te opteren voor de regel van het werkelijk gebruik, dan dient deze btw-plichtige een elektronische kennisgeving te verrichten vóór het einde van het aangiftetijdvak volgend op het aangiftetijdvak waarin de wijziging is opgetreden.
Met andere woorden, wanneer een kwartaalaangever vanaf mei 2023 start met het stellen van vrijgestelde handelingen[4] en wenst gebruik te maken van het werkelijk gebruik, zal bijgevolg een kennisgeving moeten gebeuren vóór 30 september 2023. De regeling van het werkelijk gebruik start dan vanaf 1 juli 2023 (eerste dag van de aangifteperiode die volgt op de wijziging van de activiteit).
Deze regeling moet dan ook minstens tot 31 december 2026 (einde van het derde kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin de optie werd uitgeoefend indien men gemengd btw-plichtig blijft) worden aangehouden.
Toepassing ‘Regel werkelijk gebruik’ bij startende btw-plichtigen in een kalenderjaar
Bij startende btw-plichtigen die hun (gemengde) btw-activiteiten opstarten tijdens een kalenderjaar en wensen gebruik te maken van de ‘Regel van het werkelijk gebruik’ vanaf de aanvang van hun activiteiten, zal de elektronische kennisgeving moeten gebeuren vóór het einde van het eerste aangiftetijdvak volgend op de aanvang van de activiteiten.
Wanneer een nieuwe btw-plichtige zijn zaak bijgevolg opstart op 1 mei, moet de voorafgaandelijke kennisgeving voor toepassing van de regel van het werkelijk gebruik plaatsvinden vóór het einde van het eerste aangiftetijdvak dat volgt op de aanvang van de activiteit (dat wil zeggen, vóór 30 juni 2023 voor een kwartaalaangever, en vóór 31 mei 2023 voor een maandaangever).
Deze regeling moet dan ook minstens aangehouden worden tot 31 december 2026 (einde van het derde kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin de optie werd uitgeoefend indien men gemengd btw-plichtig blijft).
Elektronische (weder)kennisgeving ook vereist voor btw-plichtige die reeds regel van werkelijk gebruik toepassen
Naast de nog uit te oefenen keuzes voor toepassing van de regel van het werkelijk gebruik, voorziet de nieuwe wetgeving ook een verplichte elektronische (weder)kennisgeving voor bestaande gemengde btw-plichtigen die vóór 31 december 2022 reeds via schriftelijke weg hun optie voor de uitoefening van het werkelijk gebruik hebben uitgeoefend.
Om hun bestaande regeling inzake het werkelijk gebruik te kunnen behouden, dient een kennisgeving ten laatste op 30 juni 2023 plaats te vinden. Bij niet voldoening van deze formaliteit riskeert men terug te vallen op de regel van het algemeen verhoudingsgetal vanaf 1 januari 2023.
Voor bestaande gemengde btw-plichtigen die de regel van het werkelijk gebruik reeds jaren toepassen, is het dan ook primordiaal deze kennisgeving tijdig te verrichten om de voordelen van de door hun toegepaste btw-aftrek-methodologie te kunnen behouden.
Formaliteiten
Naast de voorafgaandelijke elektronische kennisgeving via de applicatie e-604A dient ook bijkomende informatie opgeleverd te worden bij de indiening van de eerste btw-kwartaalaangifte waarbij de regel van het werkelijk gebruik wordt toegepast. Of men levert deze informatie op bij een van de drie eerste maandelijkse btw-aangiften waarin men de regel van het werkelijk gebruik toepast. Dit is noodzakelijk om de btw-aftrek volgens de toepassing van de regel van het ‘werkelijk gebruik’ te verzekeren. Bij het niet naleven van de formaliteiten vervalt definitief de toepassing van de regel van het werkelijk gebruik.
Deze informatie moet via Intervat, samen met de desbetreffende aangiften, ingediend worden, en omvat onder meer:
- de kennisgeving van het definitief verhoudingsgetal van het voorgaande kalenderjaar (indien men voorheen deze regeling toepaste)
- het procentueel aandeel van de aankoop-btw die betrekking heeft op handelingen die 100% recht op aftrek genereren, het procentueel aandeel van aankoop-btw op handelingen die geen recht op aftrek genereren, en het procentueel aandeel van aankoop-btw op handelingen die niet specifiek aan bovenstaande handelingen toegewezen kan worden
- de diverse bijzondere verhoudingsgetallen die van toepassing zijn op handelingen die niet rechtstreeks toegewezen kunnen worden aan de btw-belaste en/of btw-vrijgestelde activiteiten[5] en de btw-bedragen die hierdoor effectief in aftrek worden gebracht per bijzondere pro rata.
Beëindiging regeling ‘werkelijk gebruik’
De btw-plichtige die de regeling van het werkelijk gebruik wenst te beëindigen, moet de Administratie hiervan in kennis stellen via een elektronische voorafgaandelijke kennisgeving, in te dienen vóór 1 januari volgend op het lopende kalenderjaar.
De wijziging zal dan ook intreden vanaf 1 januari volgend op de kennisgeving.
Dergelijke kennisgeving is niet vereist indien uit een ingediende wijziging van activiteit duidelijk blijkt dat de enige overblijvende activiteit(en) nog volledige btw-belaste of btw-vrijgestelde activiteiten zijn of wanneer alle activiteiten worden stopgezet.
Aanvaarding / weigering toepassing ‘Regel werkelijk gebruik’
Bij weigering van de toepassing van het werkelijk gebruik kan de fiscus zijn beslissing meedelen uiterlijk op 31 december van het jaar dat volgt op het jaar waarin de keuze van het werkelijk gebruik uitwerking krijgt. Wanneer dus een gemengde btw-plichtige kwartaalindiener de regeling van het werkelijk gebruik wenst toe te passen vanaf 1 januari 2023 (waarbij hij zijn voorafgaandelijke kennisgeving en formaliteiten heeft verricht voor 31 maart 2023), bekomt hij slechts enige bevestiging van goedkeuring of weigering ten laatste op 31 december 2024.
Bij weigeringsbeslissing dient de administratieve beslissing, in het kader van het behoorlijk bestuur, gemotiveerd te zijn. Bij weigering kan de fiscus een aangepaste regeling alsnog voorleggen (bijvoorbeeld aangepaste bijzondere verhoudingsgetallen) of kan de btw-plichtige alsnog een aangepast verzoek voorleggen (via bezwaar of verzoek tot akkoord).
Voor de volledigheid melden wij u dat bij ontvangst van het elektronisch verzoek tot toepassing van de regeling van het ‘werkelijk gebruik’ de fiscus steeds een ontvangstmelding zal versturen in PDF-vorm. Deze ontvangstbevestiging zal echter geen goedkeuring inhouden maar enkel een bewijs van indiening.
Tot slot wijzen we u erop dat bij gebrek aan weigeringsbeslissing de Administratie zich nog steeds het recht voorbehoudt de toepassing van het werkelijk gebruik achteraf niet toe te staan indien uit een controle achteraf zou blijken dat de btw-aftrek niet zou overeenstemmen met de werkelijkheid of tot een veel te hoge btw-aftrek aanleiding zou geven. Zo kan de fiscus nieuwe spelregels voor het werkelijk gebruik alsnog opleggen of de toepassing van het algemeen verhoudingsgetal alsnog doordrukken.
[1] Deze wijziging vindt zijn oorsprong in de wet van 16 oktober 2022 houdende diverse bepalingen en in het KB van 26 oktober 22 gepubliceerd in het BS van 10 november 2022
[2] zoals voorzien in art. 44 Wbtw
[3] art. 46 §1 Wbtw
[4] zoals voorzien in art. 44 Wbtw
[5] art. 44 Wbt
