Argumentatie voor e-invoicing
Het hoofddoel voor de verplichte invoering van elektronische facturatie is de beperking van de BTW-kloof - en de bestrijding van fraude. Elektronische facturatie biedt tal van voordelen, zoals
- Verhogen van efficiëntie voor de btw-compliance door geautomatiseerde en gestandaardiseerde facturatieprocessen
- Kostenbesparing voor bedrijven (vermindering van menselijke tussenkomst, vermijden van drukkosten, beperking van de compliance kost)
- Positieve effecten voor het milieu (vermindering van onze ecologische voetafdruk door het verminderen van papieren facturen)
De efficiëntie-winsten kunnen worden bereikt door het sneller verwerken en aldus een snellere betaling door klanten, vermindering van de compliance (administratieve) beslommeringen – denk ook aan btw-controles - door het verminderen van fouten en te verzekeren dat alle transacties correct worden gerapporteerd door zowel de leverancier als de klant (tenminste wanneer e-invoicing wordt gecombineerd met e-reporting).
Daarnaast, vereenvoudigt het de btw-compliance en de documentatie/archivering, het verhoogt de transparantie en het leidt tot harmonisatie binnen alle EU-landen. E-invoicing ondersteunt digitale transformatie, waardoor het zowel efficiënter als betrouwbaar maakt voor zowel bedrijven als overheden.
België heeft wetgeving gepubliceerd met ingangsdatum vanaf 1 januari 2026
De wet van 6 februari 2024, zoals gepubliceerd op 20 februari 2024, introduceert verplichte B2B facturatie in België. Voor de inwerkingtreding van het Europese project “VAT in a digital Age (VIDA)”, dienen lidstaten de goedkeuring te krijgen van de Europese Raad om elektronische facturatie te verplichten op nationaal niveau.
België is momenteel nog in afwachting van deze goedkeuring van Europa. Het wordt echter verwacht dat deze goedkeuring zal worden gegeven, aangezien ook andere lidstaten een goedkeuring hebben gekregen voor de invoering van verplichte elektronische facturatie voor lokale transacties.
Eerste implementatie fase: geen directe e-reporting
Het is belangrijk om te vermelden dat – hoewel de invoering van e-invoicing kan worden gezien als een eerste stap naar e-reporting – op basis van de huidige wetgeving er nog geen e-reporting verplichtingen in België zijn voorzien.
Zoals we later zullen bespreken, het Belgische e-invoicing systeem focust op lokale handelingen die plaatsvinden in België en die aldus verband houden met het ontvangen van een Belgische btw-nummer van de klant.
Samenhang met VIDA-voorstel
Introductie van e-invoicing in België is in overeenstemming met het Europese project “VAT in the digital Age (VIDA)”. Momenteel staat de VIDA proposal op de agenda van de ECOFIN-meetings.[1]
Tijdens de vergadering van 21 juni 2024 kon er geen overeenstemming worden bereikt tussen de lidstaten. De blokkerende factor was de weigering van Estland voor de voorgestelde btw-regeling voor “Digital platform for deemed suppliers” (digitale plaftorms voor reizen en accommodatie). Verwachtingen zijn dat het voor de volgende voorzitters van de Europese Raad zal zijn van Polen (eerste helft van 2025) en Denemarken (tweede helft van 2025) om een akkoord (in unanimiteit) te bereiken op EU-level. De volgende poging tot akkoord zal zijn gedurende de Ecofin-meeting van november 2024.
Het doel van VIDA is om het Europese btw-systeem te moderniseren en aan te passen aan de nieuwe uitdagingen van de digitale economie. Volgens het VIDA-voorstel zal e-invoicing verplicht worden in het kader van digitale rapporteringsverplichtingen (“DRR”, “Digital Reporting Requirements”, e-reporting) van grensoverschrijdende verplichtingen. Elektronische facturen dienen te worden uitgereikt binnen de 10 dagen volgend op het belastbaar feit.
Begrip “gestructureerde elektronische factuur”
In de nieuwe Belgische wetgeving wordt het begrip “gestructureerde elektronische factuur” gedefinieerd als “een elektronische factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt”.
“Gestructureerde elektronische factuur” (hierna genoemd “e-factuur”) zal worden uitgereikt in Peppol-BIS formaat en uitgewisseld worden via het Peppol netwerk. Het Peppol netwerk wordt reeds gebruikt voor B2G transacties. Deze e-factuur dient in overeenstemming te zijn met de EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2 standaarden.
Peppol BIS format
In de praktijk zal deze gestructureerde elektronische factuur de vorm aannemen van een XML-file, die toelaat om de factuur automatisch te verwerken in de boekhouding. Facturen in PDF-formaat worden niet beschouwd als een “btw-conforme factuur” in een B2B context.
Echter, in geval van wederzijds akkoord tussen de partijen (leverancier en klant) kan een andere standaard worden gebruikt op voorwaarde dat deze overeenkomt met de Europese standaard EN 16931-1.
Dit betekent dat er een risico is voor de leverancier om beboet te worden door de btw-administratie met een forfaitaire btw-boete per niet-conforme factuur. Nog belangrijker is het commercieel risico door de btw-gevolgen voor de klant. Tijdens een Belgische btw-controle bij de klant, kan de btw-administratie de btw-aftrek verwerpen, een btw-boete van 10% opleggen, alsook interesten voor laattijdige betaling (momenteel 0,66% per maand).
Het is tijd om de nodige voorbereiding te nemen
Aangezien België doorzet in de verplichte B2B elektronische facturatie, zal het correct interpreteren van de wetgeving en het tijdig voorbereiden uw onderneming helpen om competitief te blijven en btw- boetes te vermijden. Wacht niet langer om aan de slag te gaan en zorg ervoor dat uw facturatiesystemen de overstap naar elektronische facturatie vlot kunnen maken.
In een volgend luik zullen we het hebben over het toepassingsgebied van de verplichte elektronische facturatie, de voorziene fiscale gunstmaatregelen en de essentiële vervolgstappen die ondernemingen dienen te nemen om compliant te blijven.
[1] Economic and Financial Affairs Council of the European Union
