Met de nieuwe Belgische wetgeving – we verwijzen naar deel 1 over de achtergrond van de wetgeving en het factuur formaat – is het tijd om na te gaan wie zal worden getroffen door de verplichte B2B elektronische facturatie en welke gunstmaatregelen zijn voorzien voor Belgische bedrijven.
In dit luik zullen we het hebben over het toepassingsgebied van de elektronische facturatie-mandaat en zullen we praktische toelichting geven over de stappen die een onderneming dient te zetten om zich voor te bereiden op deze belangrijke wijziging.
Peppol Network
Het Peppol netwerk zal de uitwisseling van elektronische facturen faciliteren via zogenaamde ‘access points’.” Het zal de vaste standard zijn voor de uitwisseling van elektronische facturen in België.
Voor een goed begrip is het eenvoudiger om dit uitwisselingsysteem te vergelijken met een telecommunicatienetwerk (hier: Peppol netwerk) en telecomoperatoren (hier: access points). Het huidige model voor elektronische Facturatie is een zogenaamd “model op basis van interoperabiliteit” of ook genaamd “four corner model”.
Om na te gaan of uw klant al geregistreerd is via Peppol, kan je de Peppol-gids consulteren (Peppol Directory - Search). Deze gids bevat voor iedere Peppol deelnemer een Peppol ID die gelinkt is aan het unieke Belgische btw-nummer.
Zowel de leverancier als de klant dienen een dienstverlener te kiezen die zal ageren als “access point”. Dit kan een aanbieder zijn van boekhoudsoftware, ERP pakket of facturatieprogramma of nog iedere andere dienstverrichter die diensten aanbiedt als “access point” en die een link kan maken met de boekhouding (wat van belang zal zijn voor de latere e-reporting).
![peppol access point]()
Als tijdelijk alternatief wanneer de klant niet geregistreerd is in de Peppol-gids zal de leverancier al gebruik maken van het Hermes-platform om de elektronische factuur uit te wisselen met de klant. Het Hermes-platform faciliteert de uitwisseling van de elektronische factuur door de leverancier (in Peppol-BIS formaat via het Peppol-network).
Dit platform is specifiek nuttig voor ondernemingen waarvan de klanten (tijdelijk) nog niet technisch zijn uitgerust voor het automatisch ontvangen en verwerken van elektronische facturen (en die dus nog geen acces point hebben). In het Hermes-platform zal de XML-file worden omgezet in een eenvoudig leesbaar formaat (PDF) voor de klanten. Op basis van de gekozen verwoording, is het duidelijk dat dit enkel een tijdelijke oplossing kan zijn terwijl de klant navraag kan doen naar de oplossing die het beste bij hun eigen behoeften past.
Scope van verplichte B2B e-invoicing
Om na te gaan wat het toepassingsgebied is van de elektronische facturatie zijn er drie categorieën die tegelijkertijd in overweging dienen te worden genomen: (1) leverancier, (2) klant en (3) type transactie (zogenaamde “drie vectoren”).
Voor iedere Belgische entiteit, is het van belang om een nazicht te verrichten inzake de toepasbaarheid van de verplichte elektronische facturatie.
Belgisch btw-statuut van leverancier (als uitreiker van de factuur)
De verplichte elektronische facturatie houdt in dat de leverancier zal verplicht worden om een “gestructureerde elektronische factuur” uit te reiken. Deze verplichting geldt voor alle Belgische belastingplichtige. In het bijzonder voor:
- Btw-plichtige entiteiten gevestigd in Belgium (inclusief deze onder de bijzondere btw-regeling voor kleine ondernemingen, geen drempelbedrag)
- Belgische vaste inrichtingen van buitenlandse entiteiten die voor btw-doeleinden zijn geregistreerd voor de uitgaande handelingen
- Leden van een btw-eenheid in België
- Belgische btw-plichtige die genieten van de forfaitaire landbouwregeling inzake btw
De volgende categorie van leveranciers worden niet beoogd:
- Buitenlandse belastingplichtigen die alleen voor btw-doeleinden in België zijn geregistreerd (geen Belgische inrichting)
- Belgische entiteiten die enkel van btw-vrijgestelde activiteiten uitoefenen[1], bijvoorbeeld entiteiten in de financiële, onderwijs-, sociale of culturele sector
- Belgische entiteiten die reeds failliet zijn verklaard (met nog een actief btw-nummer)
- Belgische entiteiten die genieten van een forfaitair regime op basis van artikel 56 Wbtw (dit specifieke btw-regime zal uitdoven per 1 januari 2028).
Indien u als Belgische entiteit als leverancier in het toepassingsgebied valt, is de volgende stap om voor de klant en voor de transacties na te gaan of ze worden beoogd.
Belgische btw-statuut van de klant (als ontvanger van de factuur)
Vanuit het standpunt van de klant dient het te gaan om klanten die verplicht zijn om hun Belgische btw-nummer op te geven (waaronder gewone periodieke Belgische btw-aangiften worden ingediend).
De nieuwe verplichting houdt in dat de klanten in staat moeten zijn tot het ontvangen en automatisch verwerken van de “gestructureerde elektronische factuur”.
Bijgevolg gaat het om alle btw-plichtige entiteiten wat betreft de lokale Belgische aankopen die onderworpen zijn aan Belgische btw. Dit betreft zowel de Belgische btw-plichtige entiteiten als de buitenlandse belastingplichtigen met een Belgische btw-nummer (wat betreft hun lokale handelingen onderworpen aan Belgische btw).
Uitgesloten van deze regeling zijn enkel de van btw-vrijgestelde entiteiten, die niet onderworpen zijn om Belgische btw-aangiften in te dienen.
Lokale Belgische transacties
De verplichting zal gelden voor alle lokale Belgische transacties die onderworpen zijn aan Belgische btw, aldus met uitzondering van de (van btw) vrijgestelde handelingen.[1] Dit betekent dat die handelingen onder toepassing van de lokale verlegging van Belgische btw ook beoogd zijn onder de elektronische facturatie (zoals bijvoorbeeld werk in onroerende staat verricht door een aannemer). Bij wijze van voorbeeld zijn volgende handelingen niet beoogd:
- Intracommunautaire levering van goederen
- Diensten die worden verricht door een Belgische onderneming en die plaatsvinden in een andere EU-lidstaat. Bijvoorbeeld onroerende werkzaamheden van een Belgische aannemer verricht voor een pand in Frankrijk.
- Catering en accommodatie-diensten verricht in een andere EU-lidstaat
Fiscale gunstmaatregelen
De nieuwe wetgeving voorziet in een aantal fiscale gunstmaatregelen ter aanmoediging van de invoering van elektronische facturatie.
Kleine ondernemingen kunnen genieten van een tijdelijk verhoogde aftrekbaarheid van 120% voor kosten die verband houden met de implementatie van facturatieprogramma’s die gestructureerde elektronische facturatie toelaten (bv. abonnementsbijdrage) en voor de gerelateerde adviseringskosten. Deze maatregelen zijn van toepassing voor het belastbaar tijdperk met ingang van of na 1 januari 2024.
De aftrek kan niet langer worden toegepast vanaf belastingjaar 2029 (belastbaar tijdperk vanaf 1 januari 2028). Het geldt enkel voor de kosten die niet onderworpen zijn aan afschrijvingen en voor de ondernemingen die niet meer dan één van volgende criteria overschrijden: (1) jaarlijkse omzet van €11.250.000, (2) balanstotaal van €6.000.000 en (3) gemiddeld jaarlijks personeelsaantal van 50.
Bijkomend zal de investeringsaftrek voor digitale investeringen die verband houden met elektronische Facturatie verhogen met 20% vanaf 1 januari 2025.
Acties te nemen door uw onderneming
Om voor te bereiden op de verplichte elektronische facturatie dienen ondernemingen verschillende praktische stappen te nemen:
- Analyseren van de huidige facturatieprocessen binnen de onderneming. Welke verschillende systemen en afdelingen van de onderneming zijn betrokken voor de aanmaak van facturen (en zijn aldus ook getroffen door de wijzing naar e-invoicing). Dit bevat ook het in kaart brengen en het nazicht van de verschillende transacties, de bijhorende btw-behandeling en de inhoud van de facturen.
- Nakijken of alle masterdata van de klanten volledig en accuraat is (officiële benaming, officieel adres en Belgische btw-nummer). Hetzelfde geldt voor de gegevens van de leverancier die dienen te worden vermeld op de factuur. Juiste masterdata is essentieel voor vlotte en probleemloze e-invoicing.
- Nakijken of het facturatieprogramma op punt staat voor de Belgische elektronische facturatie, voorzien in de nodige upgrades of aanpassing, indien nodig. Nagaan of de betrokkenheid van een derde-partij softwareprovider nodig is voor de IT-aanpassingen (inclusief connectie met een access point).
Bovenstaande stappen zullen uw onderneming helpen om een vlotte en correcte omschakeling te kunnen maken voor de nieuwe elektronische facturatieverplichtingen. Ons toegewijd btw-team en al onze trusted advisors van Grant Thornton zijn enthousiast om u (en andere betrokken personen binnen uw organisatie) bij te staan in dit proces en te assisteren met de vragen die u heeft. Aarzel niet om ons te contacteren.
[1] In de zin van artikel 44 Wbtw.
