Werkgevers kunnen aan hun werknemers die als gevolg van de Covid-19-crisis tijdelijk thuiswerken een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen. Deze vergoeding dekt allerlei kleine kosten die verband houden met thuiswerk en is, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Er is geen specifieke thuiswerkovereenkomst nodig om deze vergoeding te betalen.
Sociale zekerheid
Vanuit het oogpunt van de sociale zekerheid bestaan er 2 soorten forfaitaire thuiswerkvergoedingen:
1) 129,48 EUR per maand ter vergoeding van bureaukosten voor werknemers die een deel van hun werk thuis verrichten
Deze forfaitaire vergoeding dekt de kosten van verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, ...
Dit forfait mag alleen worden toegekend aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis uitvoeren en die bijgevolg een ruimte in hun huis moeten inrichten waar ze dat werk kunnen verrichten.
Hieruit volgt onder meer dat:
- voor werknemers die een werkplek hebben bij hun werkgever dit forfait alleen wordt aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij regelmatig thuis werken.
- voor werknemers die onderworpen zijn aan de wetgeving op de arbeidstijd, dit forfaitair bedrag niet wordt aanvaard wanneer de werknemer zijn maximale wettelijke arbeidstijd bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever georganiseerde arbeidsplaats.
2) Voor telewerkers en huisarbeiders: 10% van het brutoloon ter vergoeding van bureaukosten
Voor de berekening van deze vergoeding wordt het brutoloon beperkt tot het deel dat betrekking heeft op telewerk (of op de thuis geleverde prestaties voor de huisarbeiders).
Structureel telewerk is een specifieke vorm van thuiswerken en wordt geregeld in CAO nr. 85. In deze CAO wordt telewerk gedefinieerd als “een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatie-technologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden die ook de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis en niet incidenteel buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd voor telewerk”.
Niettegenstaande de principiële verplichting tot ‘telethuiswerk’ als Covid-19-veiligheidsmaatregel die is opgelegd door de Belgische federale regering[1] niet als een vorm van structureel en op regelmatige basis verricht thuiswerk (noch als telewerk in de zin van CAO nr. 85) wordt beschouwd, aanvaardt de RSZ niettemin dat werkgevers ook voor deze werknemers een thuiswerkvergoeding kan toekennen zoals hierboven onder 1) omschreven.
Naast bovenstaande thuiswerkvergoedingen, kan de werkgever ook de volgende kosten voor de werknemer op een forfaitaire wijze vergoeden, eveneens vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen:
- aankoop (of gebruik) van eigen PC: 20 EUR/maand;
- internetverbinding: 20 EUR/maand.
De RSZ aanvaardt toekenning van deze bedragen op voorwaarde dat:
- de werknemer zijn eigen PC en/of internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden wezenlijk en op regelmatige basis (1 dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke maand, ...);
- de werkgever komt niet op een andere manier tussen in deze kosten van PC en internet (bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen).
Tax
Ook vanuit fiscaal oogpunt kan de betaling van een thuiswerkvergoeding t.b.v. EUR 129,48 aan werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken, kwalificeren als een belastingvrije kostenvergoeding. Dit werd recentelijk bevestigd in de circulaire nr. 2020/C/100 (gepubliceerd op 14 juli 2020) waarin eveneens de voorwaarden voor de vrijstelling werden gedefinieerd.
Zo vereist de fiscus o.a. dat de betrokken werknemers minstens 5 werkdagen per maand thuis werken en is dubbel gebruik (d.w.z. combineren met andere onkostenvergoedingen voor een privé-werkplek of werkelijke kosten) uiteraard niet toegestaan. Wij merken nog op dat het bedrag niet moet worden verminderd voor deeltijdse werknemers en mag worden betaald tijdens vakantieperiodes. Tijdens lange afwezigheden (andere dan vakantie), moet de vergoeding wel worden geproportioneerd.
Een belangrijke update in dit verband is dat de werkgever niet langer een ruling hoeft te vragen, mits hij de modaliteiten zoals vermeld in de circulaire 2020/C/100 toepast. Indien de werkgever andere modaliteiten en/of bedragen wil toepassen, blijft een ruling aangeraden om discussie tijdens een fiscale controle te vermijden.
In die optiek heeft de rulingcommissie beslist om de aanvraagprocedure van FAST TRACK, waarbij een beslissing rechtstreeks en onder minimale voorwaarden (formele maar verkorte aanvraag, tijdelijk karakter, geen dubbel gebruik, ...) kon worden verkregen, af te schaffen.
[1] Artikel 2 van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, B.S. 28.10.2020.
