Tijdens de COVID-19-pandemie moesten veel werknemers noodgedwongen (ten minste gedeeltelijk) van thuis uit werken. Omdat werknemers het thuiswerken ondertussen hebben omarmd, hebben de meeste werkgevers inmiddels een hybride werkbeleid ingevoerd.
In een grensoverschrijdende arbeidssituatie heeft dit aanzienlijke gevolgen op het vlak van inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Dit vereist een gerichte en weloverwogen aanpak. Tijd voor een update.
Thuiswerk tijdens corona
In een internationale context zijn werknemers in principe belastbaar in hun woonstaat, tenzij de arbeidsactiviteit fysiek wordt uitgeoefend in het land waar de werkgever gevestigd is. Belgische rijksinwoners die van thuis uit werken voor een buitenlandse werkgever, worden dus in België belast op hun arbeidsinkomsten.
Om een ongewenste verschuiving van de belastingplicht tijdens de coronacrisis te vermijden, had België specifieke akkoorden gesloten met Nederland, Duitsland, Frankrijk en Luxemburg om een wederzijdse overmachtstolerantie in te voeren in het kader van de COVID-19-(reis)beperkingen. Op grond van deze overeenkomsten mochten thuiswerkdagen van werknemers die grensoverschrijdend tewerkgesteld worden, in de periode van 11 maart 2020 tot 30 juni 2022 worden behandeld als dagen gewerkt in het land waar de werknemer onder normale omstandigheden (dat wil zeggen zonder coronamaatregelen) zou hebben gewerkt.
Wat betreft de toepasselijke sociale zekerheidswetgeving, bepalen de Europese regels dat, wanneer een werknemer werkzaamheden verricht in twee of meer lidstaten, deze werknemer onderworpen is aan de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat waar hij woont, indien de werknemer in deze lidstaat ten minste 25% van zijn werkzaamheden verricht, of ten minste 25% van zijn inkomsten uit deze werkzaamheden ontvangt (het zogenaamde ‘substantieel gedeelte van de werkzaamheden’).
Een verhoogde mate van thuiswerk kan dus leiden tot een mogelijke herevaluatie van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving (bijvoorbeeld als een substantieel gedeelte van de werkzaamheden opeens wordt verricht in de woonstaat, waar dit voorheen niet het geval was). Om een dergelijke situatie gedurende deze (beperkte) periode te voorkomen, heeft de Belgische regering in navolging van een beslissing van de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels besloten dat de perioden van thuiswerk die als gevolg van de coronacrisis door grensarbeiders worden verricht in de woonstaat, niet in aanmerking worden genomen voor de bepaling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving. Deze regeling geldt sinds 13 maart 2020 en geldt thans, na herhaaldelijke verlengingen, tot 30 juni 2023.
Thuiswerk na corona
Aangezien de belastingafspraken met onze buurlanden afliepen op 30 juni 2022, zijn de bepalingen van de respectieve belastingverdragen ‘heringevoerd’. Dit betekent dat alle thuiswerkdagen vanaf 1 juli 2022 belast moeten worden in de woonstaat. Werknemers die grensoverschrijdend tewerkgesteld worden krijgen hierdoor te maken met een 'salary split'. Hoewel een salary split in veel gevallen voordelig kan zijn, brengt het ook extra administratieve rompslomp met zich mee voor de werkgever en/of werknemer. Denken we aan het opstarten van een loonadministratie in de verschillende landen voor de inhouding en doorstorting van werknemers- en werkgeversbijdragen, het invullen van aparte belastingaangiftes per land, enzovoort.
Om een eventuele impact op het vlak van de sociale zekerheid in te perken, werd intussen op Europees niveau een kaderovereenkomst inzake de toepasselijke socialezekerheidsregeling voor grensoverschrijdend telewerk binnen de EU opgesteld. Op grond van deze kaderovereenkomst kunnen werkgevers en werknemers vanaf 1 juli 2023 vragen om onderworpen te blijven aan de sociale zekerheid van de vestigingsplaats van de werkgever, indien de werknemer meer dan 25% doch niet meer dan 50% van zijn normale arbeidstijd in zijn woonland telewerkt. We merken hierbij nog op dat niet alle thuiswerk kwalificeert als ‘telewerk’.
Deze kaderovereenkomst dient wel door iedere lidstaat afzonderlijk te worden goedgekeurd om ze te kunnen toepassen. De RSZ heeft alleszins meegedeeld dat België de kaderovereenkomst zal ondertekenen.
De werkgever moet ook nagaan wat de gevolgen zijn vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt, en het thuiskantoor kan zelfs leiden tot vragen met betrekking tot de oprichting van een ‘vaste inrichting’ en eventuele verplichtingen op het gebied van de vennootschapsbelasting.
Uitdagingen voor de toekomst
Nu de covidtoleranties zijn opgeheven of ten einde lopen, is de toegenomen mobiliteit van werknemers een belangrijke uitdaging vanuit een HR-perspectief.
Naast het uitwerken van de kaderovereenkomst door de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels, hebben heel wat landen reeds de intentie uitgesproken om te onderhandelen over een structurele oplossing voor thuiswerk in een internationale context en om de (oude) internationale regelgeving aan te passen aan de nieuwe werkmethoden. Aangezien dit enige tijd in beslag zal nemen, moeten werkgevers in de tussentijd de nodige stappen zetten om een correcte naleving van de bestaande regels op alle niveaus te garanderen.
Als u nog vragen hebt in verband met grensoverschrijdende tewerkstelling, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Global Mobility Services team.
