De definitie van een ‘vaste inrichting’
Een vaste inrichting wordt volgens het belastingverdrag tussen Nederland en België gedefinieerd als een vaste bedrijfsinrichting met behulp waarvan de werkzaamheden van een onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd. Deze definitie stemt overeen met die in het OESO Modelverdrag en vormt de basis voor de beoordeling of een thuiswerkplek als een vaste inrichting kan worden beschouwd. Voor een uitvoerige analyse van de definitie onder het Verdrag tussen Nederland en België, verwijzen wij graag naar het reeds gepubliceerde artikel.
Verschillende scenario's van telewerken
De nieuwe overeenkomst maakt een onderscheid tussen verschillende telewerksituaties, waaronder:
Bij incidenteel telewerken, waarbij werknemers onregelmatig of slechts af en toe telewerken, wordt de thuiswerkplek niet beschouwd als een werkplek die ter beschikking staat van de werkgever. In deze situatie is er dus geen sprake van een vaste inrichting.
- Structureel telewerken met ‘on-site’ opties
Bij structureel telewerken, waarbij werknemers regelmatig telewerken maar ook de mogelijkheid hebben om op de werklocatie van de werkgever te werken, wordt de thuiswerkplek doorgaans niet beschouwd als ter beschikking van de werkgever staand. Dit verandert echter als de werkgever expliciet eist dat de werknemer telewerkt en de thuiswerkplek daadwerkelijk wordt gebruikt voor de bedrijfsactiviteiten. In dat geval kan de thuiswerkplek als een vaste inrichting worden beschouwd.
- Structureel en verplicht telewerken
Wanneer werknemers verplicht zijn om structureel te telewerken, kan de thuiswerkplek worden beschouwd als een plek die ter beschikking van de werkgever staat. Ook dit kan leiden tot de aanwezigheid van een vaste inrichting.
Feitelijke kwestie
Of er dan ook effectief sprake is van een vaste inrichting, is een feitelijke kwestie die zal afhangen van de vraag of de werkgever de feitelijke macht heeft om de werkplek te gebruiken en of de werkgever feitelijk de mate kan bepalen waarin de onderneming op die plek aanwezig is en of deze de activiteiten kan bepalen die daar kunnen worden uitgeoefend.
Praktische richtlijnen in de overeenkomst
Naast de bovengenoemde situaties biedt de overeenkomst ook praktische richtlijnen. Zo wordt gesteld dat als een werknemer gedurende een jaar 50% of minder van zijn arbeidstijd vanuit de thuiswerkplek werkt, er geen sprake is van een vaste inrichting.
Daarnaast wordt verduidelijkt dat als de activiteiten die op de thuiswerkplek worden uitgevoerd van een voorbereidende of ondersteunende aard zijn, dit niet leidt tot een vaste inrichting. Hierbij kan gedacht worden aan secretariële, ICT- of HR-ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten.
We merken hierbij nog op dat de overeenkomst énkel betrekking heeft op de kwalificatie als ‘materiële’ vaste inrichting en dus niet de zgn. ‘personele’ vaste inrichting. Zoals reeds in onze vorige bijdrage in deze artikelenreeks werd toegelicht, zal in het geval van een vertegenwoordiger die de bevoegdheid heeft om contracten te onderhandelen (en/of af te sluiten), er mogelijks nog steeds sprake zijn van een belastbare vaste inrichting, ondanks het feit dat hij/zij minder dan 50% telewerkt.
De impact op werkgevers en werknemers
De overeenkomst tussen Nederland en België heeft directe gevolgen voor werkgevers en werknemers die betrokken zijn bij grensoverschrijdend telewerken. Als een thuiswerkplek wordt beschouwd als een vaste inrichting, kan dit leiden tot belastingplicht voor de werkgever in het land waar de vaste inrichting zich bevindt. Het is daarom van cruciaal belang voor werkgevers en werknemers om zich bewust te zijn van de mogelijke fiscale implicaties van grensoverschrijdend telewerken.
Het is dan ook jammer dat de overeenkomst énkel betrekking heeft op de kwalificatie als vaste inrichting. De overeenkomst heeft namelijk principieel géén impact op de belastbaarheid van de werknemers zelf: ze zijn (en blijven) belastbaar in het thuisland indien zij thuiswerken voor een werkgever in het andere land.
Hoewel er door de grote toename van het (grensoverschrijdend) thuiswerk de algemene verwachting heerste dat het nieuwe dubbelbelastingverdrag zou voorzien in een thuiswerkregeling waarbij werknemers gedurende een aantal dagen per jaar thuis kunnen werken, zonder gevolgen voor de fiscale heffingsbevoegdheid, is niets minder waar. Zulk een regeling bestaat nochtans bijvoorbeeld tussen België en Luxemburg, op grond waarvan werknemers tot maximaal 34 dagen thuis mogen werken – zonder fiscale consequenties. Voorlopig blijft het dus wachten op een dergelijke regeling tussen België en Nederland.
Nieuwe EU-kaderovereenkomst voor sociale zekerheid van grensarbeiders
Naast het nieuwe dubbelbelastingverdrag tussen Nederland en België, is er een nieuwe EU-kaderovereenkomst geïntroduceerd die van toepassing is op de sociale zekerheid van grensarbeiders die regelmatig van thuis werken. Deze overeenkomst, die op 1 juli 2023 in werking is getreden, is ontworpen om de uitdagingen op het gebied van sociale zekerheid aan te pakken die voortkomen uit hybride werkmodellen. Het verschaft zowel werkgevers als werknemers meer duidelijkheid over welke socialezekerheidswetgeving van toepassing is.
Volgens deze overeenkomst mogen werknemers die regelmatig telewerken tot 50% van hun arbeidstijd thuis, in hun woonland, doorbrengen zonder dat dit invloed heeft op de socialezekerheidswetgeving die op hen van toepassing is. Daarnaast is het vereist dat minimaal 50% van de arbeidstijd fysiek in het land van de werkgever wordt doorgebracht. Werkgevers en werknemers kunnen samen een verzoek indienen bij de autoriteiten van het land waar de werkgever gevestigd is, om van deze regeling gebruik te maken.
Rapport thuiswerkregelingen voor grensarbeiders
In dit verband is het interessant om te wijzen op een recent gepubliceerd rapport genaamd "Thuiswerkregelingen voor grensarbeiders”, waarin de (inkomens)effecten van mogelijke thuiswerkregelingen in de belastingverdragen die Nederland heeft gesloten met België (en Duitsland) worden geanalyseerd. Uit het rapport blijkt dat thuiswerkregelingen vaak niet gunstig uitpakken voor het netto-inkomen van grenswerkers die hybride werken. Het rapport benadrukt ook dat het toepasselijke socialezekerheidsstelsel een significante invloed kan hebben op het netto-inkomen, afhankelijk of de socialezekerheidswetgeving van het woonland of werkland van toepassing is.
Daarnaast toont het aan dat belastingheffing plaatsvindt volgens de huidige afspraken in de belastingverdragen, waarbij zonder thuiswerkregeling het heffingsrecht naar rato wordt verdeeld tussen twee landen (zogenoemde ‘salary split’), wat doorgaans gunstig is voor het netto-inkomen van de grenswerker vanwege de mogelijke werking van het progressie-voorbehoud. Specifiek is er geen voordeel van een ‘salary split’ als een drempelregeling geldt waarbij de belastingheffing bij het land van de werkgever blijft.
Een 'salary split’ kan in veel gevallen dus voordelig zijn, evenwel brengt het ook extra administratieve rompslomp met zich mee voor de werkgever en/of werknemer. Denken we aan het opstarten van een loonadministratie in de verschillende landen voor de inhouding en doorstorting van werknemers- en werkgeversbijdragen, het invullen van aparte belastingaangiftes per land, enzovoort.
Conclusie
Door de toename van het thuiswerken zijn Nederland en België overeengekomen wanneer thuiswerkplekken als 'vaste inrichtingen' kunnen gelden volgens hun belastingverdrag. Deze overeenkomst schept aldus helderheid over de fiscale status van diverse telewerksituaties en hun gevolgen. Bovendien bevat een nieuwe EU-kaderovereenkomst regels voor de sociale zekerheid van grensarbeiders die regelmatig thuiswerken. Werkgevers en werknemers worden aangemoedigd om professioneel advies te zoeken voor correcte naleving en belastingverplichtingen in beide landen.
