Het recht op aftrek van btw ontstaat in principe slechts op basis van een btw-conforme factuur. Deze formele voorwaarde stond vroeger evenwaardig naast de materiële voorwaarde die stelt dat de geleverde goederen of diensten gebruikt moeten worden voor het verrichten van handelingen die recht op aftrek verlenen.
Onder druk van Europese rechtspraak heeft de btw-administratie een milder standpunt ingenomen waardoor een onregelmatige factuur niet noodzakelijk aanleiding meer geeft tot verwerping van het recht op aftrek van btw.
Zware boetes in de wetgeving voor niet-conforme facturen
De sancties die volgens de btw-wetgeving kunnen opgelegd worden in geval van uitreiking van een niet-conforme factuur, kunnen hoog oplopen tot verwerping van het recht en boetes van 100% van de verschuldigde belasting wanneer essentiële factuurvermeldingen ontbreken. Dit zijn het btw-identificatienummer, de naam of het adres van de bij de handeling betrokken partijen, de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten of de prijs.
Het uitreiken van een niet-conforme factuur kan dus niet enkel leiden tot boetes bij de uitreiker, maar kan ook en vooral leiden tot sancties bij de klant, wat de commerciële relatie kan schaden.
Maar de soep wordt niet zo heet meer gegeten als ze wordt opgediend
In het verleden weigerde de btw-administratie het recht op aftrek vaak in het geval van een onvolledige of onregelmatige factuur. Onder druk van Europese rechtspraak heeft de btw-administratie sinds 2017 haar visie gemilderd door de erkenning van het ‘substance over form’-principe[1].
Dit houdt in dat een onregelmatige factuur niet noodzakelijkerwijze aanleiding mag geven tot een verwerping van het recht op aftrek. Er kunnen immers omstandigheden bestaan waarin de gegevens geldig kunnen worden vastgesteld aan de hand van andere middelen dan de factuur. De administratie mag zich er dus niet toe beperken de factuur zelf te onderzoeken, maar zij moet ook rekening houden met aanvullende informatie die de belastingplichtige verstrekt.
Daardoor wordt aldus het belang van de bewijswaarde van een regelmatige factuur genuanceerd.
Wanneer de door de belastingplichtige voorgelegde factuur niet regelmatig of onvolledig is, zal de administratie dan in het concrete geval het recht op aftrek beoordelen:
- op basis van een 'gecorrigeerde' factuur en/of
- in combinatie met 'aanvullende bewijskrachtige stukken' die ondubbelzinnig betrekking hebben op de factuur, zoals bijvoorbeeld contracten, bestelbonnen, offertes, correspondentie, enzovoort die door de belastingplichtige worden voorgelegd (mits bewijs van de materiële voorwaarde en de afwezigheid van fraude of misbruik).
De betreffende gecorrigeerde facturen en/of aanvullende bewijskrachtige stukken moeten evenwel tijdig aan de administratie worden voorgelegd, dat wil zeggen vóór de beëindiging van de belastingcontrole.
Er bestaat soms onduidelijkheid of een correctie nu via een creditnota dan wel via een verbeterend stuk moet worden verricht. De btw-wetgeving maakt enkel melding van een ‘verbeterend stuk’. In de praktijk wordt een creditnota gebruikt wanneer het bedrag van de btw moet worden gecorrigeerd, terwijl een verbeterend stuk wordt gebruikt wanneer andere factuurvermeldingen dienen gecorrigeerd te worden, zonder dat het hele bedrag van de factuur moet worden geannuleerd.
Wat met het recht op aftrek bij uitreiking van correctiefacturen na de vervaltermijn?
De vraag stelt zich binnen welke termijn een eventuele correctie van een onregelmatige factuur moet gebeuren om het recht op aftrek van de klant te vrijwaren.
Volgens de huidige regelgeving kan het recht op aftrek slechts worden uitgeoefend via een periodieke btw-aangifte, in principe ingediend uiterlijk op 31 december van het derde kalenderjaar volgend op het jaar waarin de initieel aangerekende btw opeisbaar is geworden. Dit impliceert dat de belastingplichtige de btw-aftrek niet meer kan genieten op (correctie)facturen ontvangen na het verstrijken van deze vervaltermijn. Het is niet ongebruikelijk dat belastingplichtigen worden gecontroleerd juist voor het verlopen van de driejarige vervaltermijn. Wanneer in dergelijk geval correcties moeten gebeuren aan facturen, kan het voorkomen dat deze slechts worden uitgereikt na verloop van die termijn, wat in het verleden impliceerde dat de klant geen recht op aftrek van btw meer kon uitoefenen.
Aangezien de neutraliteit van de btw hiermee op de helling kwam te staan, heeft het Europees Hof van Justitie aan deze praktijken een halt toegeroepen door te stellen dat, als de belastingplichtige zijn recht op aftrek niet eerder kon uitoefenen, de vervaltermijn de uitoefening van het recht op aftrek niet in de weg mag staan. Op die manier is het mogelijk dat belastingplichtigen die laattijdig (gecorrigeerde) facturen ontvangen, ook na het verstrijken van de vervaltermijn alsnog de btw recupereren[2].
Voorlopig bestaat er geen officieel standpunt van de Belgische btw-administratie dat dit principe bevestigt (behalve een passage in de btw-commentaar). In de praktijk wordt het wel toegestaan, maar wegens gebrek aan officiële richtlijnen is het aan te raden een individueel akkoord aan te vragen bij de bevoegde administratie.
[1] Circulaire nr. 2017/C/64 van 12 oktober 2017
[2] Arresten HvJ C-533/16 Volkswagen en C-8/17 Biosafe
