De optimalisatie van de loon- en personeelskost is een streefdoel voor elke werkgever. Het is dan ook belangrijk om na te gaan welke alternatieve verloningsvormen mogelijk zijn. Eén van de meest courante alternatieven is de kostenvergoeding. Om misbruiken gemakkelijker te detecteren, heeft de Administratie vanaf dit jaar de meldingsplicht voor kostenvergoedingen uitgebreid. We geven kort de basisprincipes weer.
Wanneer de werknemer kosten maakt in het kader van de uitoefening van zijn beroepswerkzaamheden, is de terugbetaling van die kosten door de werkgever géén bezoldiging. Met andere woorden: als alle voorwaarden zijn voldaan, is de kostenvergoeding vrij van belastingen en sociale bijdragen.
Aangezien de terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken of onkostennota’s vaak omslachtig is, wordt een systeem van forfaitaire vergoedingen toegepast. De administratie aanvaardt deze praktijk mits het bedrag wordt vastgesteld ‘overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven’. Om zich in te dekken tegen fiscale risico’s kan u als werkgever een ruling aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Uiteraard kunnen wij u hierbij assisteren.
Voor bepaalde kosten voorziet de fiscus zelf de nodige richtlijnen (die uiteraard kwalificeren als ‘vergoedingen overeenkomstig ernstige normen'). Het betreft onder meer:
Voor beroepsmatige verplaatsingen met de eigen wagen mag €0,417/km (vanaf 1 juli 2022) worden uitgekeerd. Tot 30 juni 2022 was dit €0,3707/km, maar mogelijks wordt dit bedrag nog (retroactief) verhoogd.
- Verblijfkosten voor dienstreizen in België
Vanaf 1 april 2022 bedraagt het maximumbedrag voor de forfaitaire vergoeding voor maaltijden en dranken (bij verplaatsingen van minstens 6 uur) €18,47/dag of (maximum) €295,95/maand.
- Verblijfkosten voor dienstreizen in het buitenland
Uitgaven voor maaltijden, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven in het kader van dienstreizen in het buitenland kunnen forfaitair vergoed worden op basis van de ‘verblijfsvergoedingen’ vastgesteld door de FOD Buitenlandse Zaken, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen opdrachten van ‘korte duur’ (maximum 30 kalenderdagen) en langdurige dienstreizen (méér dan 30 opeenvolgende kalenderdagen).
Werknemers die regelmatig thuis werken, kunnen een forfaitaire vergoeding ontvangen van €140,15/maand (voor juni - augustus 2022) en €142,95/maand (vanaf september 2022) voor kantoorkosten, €20,00/maand voor het internet, €20,00 voor een computer en €10,00/maand voor andere apparaten (bijvoorbeeld tweede computerbeeldscherm, printer of scanner).
Het spreekt voor zich dat kosten die forfaitair worden terugbetaald, niet nog eens mogen worden terugbetaald op basis van bewijsstukken (eliminatie van dubbel gebruik).
Ondanks de vrijstelling is de werkgever verplicht deze kostenvergoedingen te vermelden op de individuele loonfiche 281.10 (werknemer) of 281.20 (bedrijfsleider), waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen:
- 'forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen'
- 'forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen', en
- 'vergoedingen op basis van bewijsstukken' (i.e. de terugbetaling van de werkelijke kosten).
Vanaf 2022 moet voor elk van de drie types het effectief terugbetaalde bedrag worden vermeld. Voorheen was dit enkel het geval voor de vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen werden vastgesteld. Om discussies te vermijden, is het dus zeer belangrijk om de toegekende vergoedingen voldoende te onderbouwen.
Tot slot merken we nog op dat de bedragen en voorwaarden die de fiscus hanteert, niet noodzakelijk overeenstemmen met deze van de RSZ. Er moet dan ook geverifieerd worden of de RSZ dezelfde bedragen aanvaardt.
