Digitale oprichting van vennootschappen
Vandaag is het mogelijk om vennootschappen en verenigingen volledig digitaal op te richten. Dit gebeurt via het digitaal platform “JustAct” op Just-on-web, die de verouderde eGriffie website heeft vervangen. Het doel van “JustAct” is de administratieve rompslomp die bij een oprichting komt kijken, te verminderen.
Een digitale oprichting is enkel mogelijk voor rechtsvormen waarvoor geen authentieke akte is vereist. Dit is het geval bij de oprichting van een commanditaire vennootschap (CommV), een vennootschap onder firma (VOF), een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) en een vereniging zonder winstoogmerk (VZW).
Voor de oprichting van een besloten vennootschap (BV), een naamloze vennootschap (NV), een coöperatieve vennootschap (CV) of een vereniging zonder winstoogmerk (IVZW) is nog steeds de tussenkomst van een notaris vereist. Een volledig digitale oprichting blijft voor deze rechtsvormen dus nog onmogelijk.
“JustAct” is toegankelijk voor iedereen en verloopt via een eenvoudig stappenplan. Dit zorgt ervoor dat vennootschappen en verenigingen efficiënter, sneller en goedkoper kunnen worden opgericht. In een volgende fase zal het ook mogelijk zijn om bijkantoren op te richten, statuten te wijzigen en bestuurders te ontslaan en te benoemen. Vooral dit laatste zal in de praktijk warm worden onthaald (zie verder).
Statutendatabank
Een andere belangrijke stap in de digitalisering van het vennootschapsdossier is de statutendatabank. Via deze statutendatabank is het sinds 1 mei 2019 mogelijk om de statuten van rechtspersonen te raadplegen die vanaf 1 mei 2019 (authentiek) werden opgericht of die na deze datum een statutenwijziging hebben doorgevoerd voor een Belgische notaris.
Voor oudere rechtspersonen die hun statuten nog niet zouden hebben aangepast aan het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (wat eigenlijk uiterlijk 31 december 2023 had moeten gebeuren) moet je nog steeds de statuten raadplegen op de griffie van de ondernemingsrechtbank van de plaats waar de rechtspersoon haar zetel heeft.
Mandatendatabank
Sinds 1 augustus 2021 moet men alle statutaire vertegenwoordigingsbevoegdheden van rechtspersonen die voortvloeien uit in België verleden notariële akten, vanaf de oprichting van de rechtspersoon tot de laatste wijziging van de statuten, bewaren in de “mandatendatabank”. Deze databank maakt eveneens deel uit van het dossier van de rechtspersoon en kan geconsulteerd worden via de hierboven besproken statutendatabank.
Het doel van de mandatendatabank is om de raadpleging van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van rechtspersonen te vergemakkelijken voor derden.
De verplichting tot inschrijving van de vertegenwoordigingsregelingen in de mandatendatabank geldt in principe voor alle rechtsvormen, al is deze in eerste instantie beperkt tot die regelingen die worden vastgelegd in authentieke oprichtings- en wijzigingsakten. Het betreft alle statutaire vertegenwoordigingsregelingen van bijvoorbeeld de bestuurders, dagelijks bestuurders, vereffenaars, leden van de directieraad en leden van de raad van toezicht.
Er zijn drie soorten van vertegenwoordigingsregelingen, namelijk generieke (bv. elke bestuurder), functionele (bv. de gedelegeerd bestuurder) of nominatieve (bv. bestuurder X).
Enkel tegenstelbare vertegenwoordigingsregelingen moeten vermeld worden in de mandatendatabank, en dus niet de kwantitatieve of kwalitatieve bevoegdheidsbeperkingen.
Elektronische handtekening
Als gevolg van de digitalisering worden er ook in het vennootschapsleven steeds meer documenten en contracten elektronisch ondertekend. Zo worden vandaag de dag veel notulen en verslagen volledig elektronisch getekend.
Er zijn verschillende soorten elektronische handtekeningen die kunnen worden gebruikt, afhankelijk van het soort document dat moet worden ondertekend:
- Gewone elektronische handtekening (Standard Electronic Signature – ‘SES’)
Deze handtekening is zeer eenvoudig en snel uit te voeren, maar is minder verifieerbaar dan de andere vormen van elektronische handtekening omdat deze niet duidelijk aan een persoon kan worden toegewezen.
Voorbeeld: pincode of wachtwoord, gescande handtekening, aanklikken van een “ik ga akkoord”-knop
- Geavanceerde elektronische handtekening (Advanced Electronic Signature – ‘AES’)
Een AES vereist extra stappen voor de authenticatie van de gebruiker: een ondertekenaar wordt gevraagd een geldig document over te leggen om zijn identiteit te bevestigen, net als een unieke toegangscode na het ondertekeningsproces.
Geavanceerde elektronische handtekeningen vereisen ook dat een digitaal certificaat wordt gegenereerd en aan de digitale enveloppe wordt gehecht als onderdeel van de ondertekening.
Voorbeeld: DocuSign, Adobe Sign, SignHere
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified Electronic Signature – ‘QES’)
Een QES bevat de meest uitgebreide identificatie en moet voldoen aan bepaalde specificaties van een overheid. Deze soort handtekening wordt gelijkgesteld met een handgeschreven, met de pen geplaatste handtekening.
Voorbeeld: Itsme
Meer informatie over elektronische handtekeningen kan worden teruggevonden in onze eerdere bijdrage.
Communicatie via e-mail
Traditioneel verliep de communicatie tussen de vennootschap en haar aandeelhouders via gewone of aangetekende brief. Vandaag is er de mogelijkheid om gebruik te maken van elektronische communicatie. Zowel aandeelhouders als bestuurders kunnen een e-mailadres opgeven waarlangs alle communicatie over de vennootschap dient te lopen.
De vennootschap zelf kan in haar statuten een e-mailadres opnemen, waarop zij dan rechtsgeldig door alle stakeholders kan worden gecontacteerd.
Dit betekent bijvoorbeeld dat de oproeping tot een algemene vergadering vandaag via e-mail kan verlopen. Aan de personen voor wie de vennootschap niet over een e-mailadres beschikt, wordt de oproeping nog steeds verstuurd per gewone/aangetekende post, op dezelfde dag als de verzending van de elektronische oproeping.
Elektronische algemene vergadering en vergadering raad van bestuur
Conform het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kan het bestuursorgaan de houders van effecten (aandelen, inschrijvingsrechten, certificaten en converteerbare obligaties) de mogelijkheid bieden om op afstand deelnemen aan de algemene vergadering via een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel (bv. Microsoft Teams of Zoom).
Dit elektronisch communicatiemiddel moet de effectenhouders ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich moet uitspreken. Het moet hen ook in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen.
Let wel, de leden van het bureau van de algemene vergadering dienen nog steeds fysiek aanwezig te zijn op een vergaderlocatie, zelfs wanneer de aandeelhouders elektronisch deelnemen. Een volledig elektronische algemene vergadering kan dus (nog) niet worden georganiseerd.
Digitaal effectenregister
Ook is het vandaag mogelijk om een register van aandelen in elektronische vorm aan te leggen. De Federatie van Notarissen (FedNot) en het Instituut van Belastingadviseurs en Accountants (ITAA) hebben de handen in mekaar geslagen om een beveiligd digitaal effectenregister te creëren: “eStox”.
Een digitaal register van aandelen kan op elk moment en om het even waar worden geraadpleegd. Bovendien kan het register niet zoek raken en kunnen op die manier aanslepende discussies en eventueel zelfs gerechtelijke procedures als gevolg daarvan worden vermeden. Het risico op manipulaties door personen met slechte bedoelingen, alsook de kans op onjuiste (of onleesbare) informatie worden eveneens drastisch verkleind.
Discretie wordt ook verzekerd: enkel de door de vennootschap gekozen notaris of gecertificeerd accountant of belastingadviseur krijgt volledige toegang. Specifiek toegevoegde derden (bv. de vennootschapssecretaris) kunnen ook leesrechten krijgen, wanneer de vennootschap dit wenst.
Publicaties blijven (voorlopig) op papier
Hoewel de digitalisering van het Belgische vennootschapsrecht onmiskenbaar vooruitgang heeft geboekt, blijft één aspect nog steeds een beetje hangen in het verleden: de publicaties van beslissingen van de vennootschapsorganen in het Belgisch Staatsblad (bv. ontslagen en benoemingen, en zetelverplaatsingen). Deze blijven tot nader order een papieren aangelegenheid, waarbij officiële aankondigingen en wijzigingen nog steeds origineel moeten worden getekend en tal van aanvullende stukken in ‘hard copy’ moeten worden neergelegd. Het is een interessante paradox in een tijdperk waarin digitalisering de norm is geworden.
