Specifieke regels voor taalgebruik in de relatie tussen werkgever en werknemer
In sociale aangelegenheden gelden specifieke regels met betrekking tot het taalgebruik. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglementen, beleidsregels, enzovoort. De taal die tussen werknemer en werkgever moet worden gebruikt, hangt af van de regio van de exploitatiezetel van de onderneming.
Wat wordt bedoeld met “exploitatiezetel”?
Het is belangrijk om te begrijpen wat er in deze specifieke wetgeving wordt bedoeld met de term “exploitatiezetel”. De exploitatiezetel is “iedere vestiging of elk centrum met enige standvastigheid waaraan het personeelslid gehecht is en waar de sociale betrekkingen tussen de werkgever en de werknemer in principe plaatshebben: daar moeten doorgaans de opdrachten en instructies aan het personeelslid worden gegeven, worden hem alle mededelingen gedaan en wendt hij zich tot zijn werkgever”.[1] Denk bijvoorbeeld aan een kantoor, een winkel, een magazijn, enzovoort. De exploitatiezetel is dus niet steeds dezelfde als de maatschappelijke zetel van de onderneming.
Voorbeeld:
Voor een handelsvertegenwoordiger is de exploitatiezetel niet de locatie waar hij zijn werkzaamheden verricht, maar de plaats waar hij zijn instructies/opdrachten ontvangt, waar hij zijn rapporten indient, waar de vergaderingen met zijn leidinggevenden plaatsvinden, …
Taalgebruik per regio
Zoals reeds meegegeven verschillen de regels inzake taalgebruik per regio:
- Vlaams Gewest: Voor bedrijven met een exploitatiezetel in het Vlaams Gewest moet Nederlands worden gebruikt in sociale relaties met werknemers.
- Waals Gewest: Voor bedrijven met een exploitatiezetel in het Waals Gewest moet Frans worden gebruikt in sociale relaties met werknemers.
- Duitstalige Gemeenschap: Voor bedrijven met een exploitatiezetel in de Duitstalige Gemeenschap moet Duits worden gebruikt in sociale relaties met werknemers.
- Brussels Hoofdstedelijk Gewest: Voor bedrijven met een exploitatiezetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest varieert de taal volgens de moedertaal van de werknemer. Frans moet worden gebruikt in sociale relaties met Franstalige werknemers en Nederlands moet worden gebruikt in sociale relaties met Nederlandstalige werknemers. Om betwistingen te vermijden, zorgt een werkgever er best voor dat hij van elke betrokken werknemer een uitdrukkelijke en schriftelijke bevestiging heeft van zijn/haar taalkeuze.
- Buiten België: Als een bedrijf zijn exploitatiezetel buiten België heeft, zijn de specifieke regels over taalgebruik niet van toepassing.
Sancties bij verkeerd taalgebruik
Ook de sancties voor foutief taalgebruik verschillen afhankelijk van de regio waar de exploitatiezetel zich bevindt.
- Vlaams en Waals Gewest: Een document dat niet in de juiste taal is opgesteld, is nietig en wordt geacht nooit te hebben bestaan. De rechter moet de nietigheid vaststellen. Het aangepaste document in de juiste taal geldt alleen voor de toekomst.
Het Vlaams Taaldecreet bepaalt expliciet dat de nietigverklaring geen nadeel kan berokkenen aan de werknemer en eveneens de rechten van derden onaangetast laat. In een recent arrest heeft het Hof van Cassatie[2] i.v.m. het Vlaams Taaldecreet geoordeeld dat hieruit volgt dat ondanks de nietigheid de rechten van de werknemers gevrijwaard blijven. Werknemers kunnen zich dus wel beroepen op de nietige bepalingen uit een document opgesteld in een verkeerde taal en zij kunnen op basis hiervan vorderingen instellen.
Voorbeeld: Een onderneming met exploitatiezetel in Vlaanderen stelt een arbeidsovereenkomst op in het Engels en neemt daarin een niet-concurrentiebeding op. Dit beding bepaalt overeenkomstig de wettelijke vereisten dat indien de werkgever geen tijdig afstand doet van dit beding, de werknemer recht heeft op een bepaalde vergoeding. De werkgever kan zich op het einde van de arbeidsovereenkomst niet beroepen op de nietigheid van het contract om zo de vergoeding niet uit te betalen. De werknemer kan deze vergoeding nog altijd vorderen, ook al was het document nietig wegens opgesteld in de verkeerde taal.
Bovendien kunnen in het Vlaams Gewest ook bijkomende administratieve boetes opgelegd worden, en kan de werkgever aansprakelijk gesteld worden voor schade veroorzaakt aan de werknemer en/of derden.
- Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Duitstalige Gemeenschap: De sanctie is niet de nietigheid. Het document kan eenvoudig worden vervangen door een document in de juiste taal. Dit document heeft terugwerkende kracht.
Bijkomende taalversies en/of vertalingen
Een belangrijke aanvullende vraag is of er naast de officiële taal een extra vertaling of een bijkomende rechtsgeldige taalversie mag worden toegevoegd.
In het Waalse Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap is het toevoegen van een extra vertaling toegestaan.
In het Vlaams Gewest is een bijkomende rechtsgeldige (= authentieke) taalversie in een officiële taal van de Europese Unie of een officiële taal van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte alleen toegestaan voor arbeidsovereenkomsten in het geval van een grensoverschrijdende tewerkstelling[3]. De andere taal dan het Nederlands dient door alle betrokken partijen te worden begrepen.
In alle andere omstandigheden kan slechts een vertaling worden toegevoegd en dit als de samenstelling van het personeelsbestand dit rechtvaardigt en werknemersafgevaardigden van de ondernemingsraad (of vakbondsafvaardiging bij afwezigheid van een ondernemingsraad) dit unaniem verzoeken. Als er geen ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging is, kan een afgevaardigde van een representatieve vakorganisatie dit verzoeken. Let wel dat in alle gevallen de versie in de officiële taal altijd voorrang heeft bij afwijkingen tussen de twee versies.
Conclusie
Het naleven van taalvoorschriften in arbeidsdocumenten is cruciaal voor ondernemingen met een exploitatiezetel in België. Door aandacht te besteden aan regionale taalvereisten en de juiste procedures voor vertalingen te volgen, kunnen ondernemingen niet alleen voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar ook een inclusieve en respectvolle werkomgeving bevorderen.
[1] Het Hof van Cassatie hanteerde deze definitie in haar arrest van 22 april 2002.
[2] Hof van Cassatie 3 februari 2025.
[3] Dit is het geval in een van volgende situaties:
A. De werknemer heeft zijn woonplaats op het grondgebied van een van de andere lidstaten van de EU/EER;
B. De werknemer heeft zijn woonplaats op het Belgische grondgebied en heeft gebruikgemaakt van zijn recht op vrij verkeer van werknemers of vrijheid van vestiging;
C. De werknemer valt onder het vrij verkeer van werknemers op grond van een internationaal of supranationaal verdrag.
