Op 29 maart 2020 werden er diverse volmachtbesluiten genomen door de minister van justitie Koen Geens. Eén van deze volmachtbesluiten bevat maatregelen voor algemene vergaderingen en vergaderingen van bestuursorganen. Deze besluiten nemen voorlopig de einddatum van 19 april als uitgangspunt maar deze datum kan desgevallend door de Koning worden verlaat indien de algemene coronamaatregelen zouden worden verlengd. Deze volmachtbesluiten liggen momenteel voor spoedadvies bij de Raad van State en zullen waarschijnlijk niet eerder in werking kunnen treden dan rond 8 april.
Het volmachtbesluit betreffende de algemene vergaderingen voert tijdelijk een aantal versoepelingen en opties in, die de rechtspersonen de nodige flexibiliteit geven, met eerbiediging van de rechten van de aandeelhouders. De rechtspersonen krijgen keuze tussen drie opties.
In de eerste plaats kan men ervoor kiezen de vergadering te laten doorgaan, maar in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar aanleiding van de COVID-19 crisis, en anderzijds toch aan de aandeelhouders en de leden toe laten hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans geven vragen te stellen. In concreto krijgt het bestuursorgaan de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden uitsluitend op afstand mogen deelnemen, al dan niet in combinatie met stemmen per volmacht, waarbij uitsluitend een door het bestuursorgaan aangestelde persoon als volmachthouder kan optreden.
Daarnaast kan men ook beslissen om de algemene vergadering uit te stellen tot de toestand terug is genormaliseerd (dit tot 10 weken na de uiterste datum waarop de algemene vergadering volgens de wet moet plaatsvinden). Ook dit is toegelaten als de vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden daarover correct worden geïnformeerd.
Tot slot is het ook mogelijk dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten. Het bestuursorgaan kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat. Gaat het om beslissingen die voor een notaris moeten worden genomen dan volstaat opnieuw dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon samen met de notaris fysiek vergadert; de andere leden kunnen deelnemen via de elektronische communicatie.
Wenst u hier meer informatie over, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze juridische afdeling.
