Ingevolge het Koninklijk Besluit van 23 september 2020[1], is het niet langer voldoende voor vennootschappen en vzw’s om hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register. Vanaf nu moeten er eveneens ondersteunende documenten worden geüpload die aantonen dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde “adequaat, nauwkeurig en actueel” is.
Sinds 2019 zijn vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts, etc. verplicht om hun uiteindelijke begunstigden (hun zgn. UBO’s) te registreren in het UBO-register. Sinds 11 oktober 2020 werd er nog een bijkomende verplichting ingevoerd: vanaf die datum moet via het online platform elk document worden bijgevoegd dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een UBO “adequaat, nauwkeurig en actueel” is.
Welke documenten moeten worden geregistreerd?
Volgens de woordvoerder van de FOD Financiën, dhr. Francis Adyns, is “het aan de informatieplichtige om te bepalen welk document bewijst dat de ingegeven informatie nauwkeurig en actueel is”. Dit kan gaan over een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst of een notariële akte. In het geval van indirecte uiteindelijke begunstigden kan men eveneens denken aan een gedateerde en door het bestuur ondertekende kopie van de organisatiestructuur.
Tot slot wordt er ook gespecificeerd door de administratie dat documenten afkomstig uit een derde land moeten worden gelegaliseerd.
Timing?
Organisaties die vóór 11 oktober 2020 hun uiteindelijke begunstigden hadden geregistreerd, hebben tot 30 april 2021 om de documenten te uploaden.
Organisaties die na 11 oktober 2020 hun uiteindelijke begunstigden registreren, dienen meteen de nodige documentatie te registreren.
Wie heeft toegang tot deze documenten?
In de eerste plaats zijn het de antiwitwasautoriteiten die toegang hebben tot het UBO-register. De fiscus (!), notarissen, advocaten, bedrijfsrevisoren en accountants hebben eveneens toegang. Tot slot kunnen ook burgers het UBO-register raadplegen, al is de informatie die zij kunnen consulteren beperkt tot de basisinformatie (bv. de naam van de UBO).
De documentatie zelf is enkel toegankelijk voor de antiwitwasautoriteiten.
[1] Koninklijk Besluit van 23 september 2020 tot wijziging van het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register.
