De huidige economische context blijft voor veel bedrijven zeer competitief. Of het nu gaat over prijzen die onder druk staan, klanten die veeleisender worden, concurrentie die vanuit andere hoeken komt…, keuzes dringen zich steeds meer en sneller op aan ondernemingen. Door de snelheid waarmee veranderingen zich opvolgen én de druk op de middelen, wordt het cruciaal om dié keuzes te maken die het bedrijf toelaten om een antwoord te bieden op de vele uitdagingen waar het echt voor staat.
Vanuit onze praktijkervaring merken we dat bedrijven daar moeite mee hebben; denk maar aan de moeilijkheid om echt te kiezen tussen kortetermijnbeslissingen en de strategische must do projecten die veeleer cruciaal zijn voor de lange termijn. Bedrijven staan op dit vlak voor twee uitdagingen:
- Welke projecten en acties moeten we doen en welke niet?
- Hoe ervoor zorgen dat de gekozen projecten en acties opleveren wat is afgesproken?
We beschrijven kort hoe bedrijven beter kunnen omgaan met de eerste uitdaging: beter kiezen. Onze portfoliomanagement diensten helpen u hierbij. Portfolio management helpt u de cruciale link te leggen tussen de strategie en de uitvoering van alle projecten en acties. Tot de essentie herleid betekent portfolio management:
- het kiezen van de juiste ideeën die bijdragen aan de realisatie van de strategie van het bedrijf
- rekening houdend met de beperkte middelen (mensen en geld).
We onderscheiden 3 stappen:
1. een idee uitwerken tot valabele input
2. het rangschikken van alle ideeën
3. het maken van keuzes op basis van beschikbare middelen.
Stap 1: een idee uitwerken tot valabele input
Snelheid van beslissen is alles. Welke ideeën zijn relevant en welke niet? Welke ideeën moeten we meer in detail onderzoeken? Welke niet? Het maximaal benutten van de (te) schaarse middelen is daarbij een belangrijke factor. Dat betekent ook dat het niet altijd meer mogelijk is om alles volledig in kaart te brengen alvorens een beslissing te nemen. Hier kunnen principes uit de start up wereld rond het pitchen van ideeën helpen om op een zeer korte termijn toch een volledig verhaal te brengen en te komen tot een goede beslissing.
Bedrijven kunnen hierdoor:
- snel en toch gestructureerd beslissen rond nieuwe ideeën
- een lichte en efficiënte filter inbouwen waardoor minder tijd en energie wordt gestopt in ideeën die niet of beperkt relevant zijn.
Stap 2: het rangschikken van alle ideeën
De volgende stap betreft het rangschikken van ideeën. Een eenvoudige manier is elk idee af te zetten tegen een aantal criteria. Mogelijke criteria zijn:
- de link met de strategie: in welke mate draagt het idee bij aan de realisatie van de strategie?
- intern voorbereid zijn: kan het bedrijf dit idee realiseren?
- kosten en baten
- risico’s.
Na stap 2 staan de relevante ideeën in een logische volgorde. Ideeën die het meeste bijdragen aan de strategie, waar het bedrijf intern klaar voor is, waarbij de baten groter zijn dan de kosten en waarbij de risico’s worden beperkt,
scoren het hoogst. Alles begint met het kunnen linken van acties en projecten aan de strategie. Dat veronderstelt dat de strategische opties duidelijk zijn. De strategie moet met andere woorden kunnen worden teruggebracht tot een beperkt aantal gedragen hoofdlijnen waartegen elke actie of project kan worden afgezet.
Voorbeelden hiervan zijn: bijdrage aan de groei, verbeteren van de interactie met de klanten, nieuwe markten benaderen, … Bedrijven kunnen hierdoor:
- de juiste hoofdlijnen vastleggen en communiceren om de toets met de strategie te kunnen doen
- de strategische bijdrage van de huidige projectenportefeuille analyseren: welke projecten dragen veel, minder of niet bij aan de strategische richting?
Stap 3: het maken van keuzes op basis van beschikbare middelen
Veelal zal blijken dat niet alle relevante ideeën kunnen worden uitgevoerd. Het ontbreekt het bedrijf altijd aan voldoende middelen om alles te realiseren. Welke menselijke capaciteit is beschikbaar? Welke profielen kunnen we straks inzetten? Hoeveel is men bereid te investeren? Welk budget hebben we ten minste nodig? De totale beschikbare capaciteit aan mensen en euro’s bepaalt de begrenzing: wat kunnen we doen en wat niet? De complexiteit bij het in kaart brengen van de beschikbare middelen ligt vooral in de betrokkenheid van meerdere partijen (Financiën, IT, Aankoop, Marktomgeving en commercieel beleid, Business units …) én in de volatiliteit van de middelen (wat is gepland, wat is al uitgegeven, hoeveel dagen nog te doen …).
Een goede beheersing van de beschikbare middelen is met andere woorden uitermate belangrijk. Bedrijven kunnen hierdoor:
- echt weten wat haalbaar is en wat niet, wat leidt tot meer focus en rust in de organisatie
- beter bijsturen waar nodig: sommige acties niet opstarten, andere acties vertragen of zelfs stoppen.
Onze teams helpen u graag bij het leggen van de link tussen uw bedrijfsstrategie en de acties en projecten die u doet.
Onze doelstelling is u te helpen de betere keuzes te maken zodat u die projecten kan doen die voor uw business het verschil maken. Samen verkleinen we de afstand tussen ideeën en return on investment. Weten waar naartoe is belangrijk. De juiste keuzes maken om er te geraken is minstens even belangrijk. Portfolio management is de uitgelezen werkwijze om accuraat en doelgericht resultaten te boeken die bijdragen tot het versneld realiseren van de gekozen strategie. Net deze aanpak is een expertise die onze consultants samen met dynamische ondernemingen omzetten in concrete resultaten.
